Изменения в бизнес среде происходят быстро

Немного о бизнес-процессах в закупках

Идеально, когда бизнес-процессы в закупках встроены в дерево процессов всего предприятия. Но, если предприятие еще не стандартизовано, то важно, чтобы регламенты, инструкции и положения об основных аспектах закупочной деятельности были. «Были» подразумевает под собой:

1. Разработка, согласование, утверждение
2. Внедрение
3. Контроль исполнения
4. Актуализация

Первые две стадии многие предприятия реализуют быстро и с огоньком. Третья стадия часто какое-то время работает, но без четвертой стадии контроль, а затем и исполнение бизнес-процессов постепенно сходят на «НЕТ».

Изменения в бизнес-среде происходят быстро, …

а значит и регламентирующие документы необходимо синхронно адаптировать под эти самые изменения. Иначе, как только появляются разногласия между «книжным» и фактическим событием, сотрудники начинают спекулировать на них и переходят на более удобные для сотрудников схемы работы. Эти схемы субъективно удобны для сотрудников, но снижают возможность контролировать происходящее в закупках, и, следовательно, их применение обратно пропорционально эффективности деятельности предприятия.

Рекомендую руководителям…

уделить внимание и прописать основные бизнес-процессы в закупках. Можно самостоятельно, можно с помощью экспертов (специалистов закупок или руководителей смежных подразделений, если бизнес-процессы затрагивают их деятельность). Согласовать и утвердить. Ознакомить специалистов по закупкам с бизнес-процессами. Внедрить в практическую деятельность, тщательно отрабатывая все нюансы во время внедрения. Выделить точки контроля для себя и специалистов.

Во время ознакомления специалистов следует держать в уме, что даже самые крутые спецы чаще не желают изменений, чем приветствуют их. Поэтому :

• высвобождается рабочее время специалистов на проектную деятельность за счет уменьшения объема рутинной, повседневной работы,
• прозрачность процессов снижает объем «пожаров» и не допускает «назначения» виновных, так как при любом сбое сразу становится понятно, что произошло и по какой причине; то есть повышается степень объективности в управлении процессами,
• повышается эффективность замещения специалистов друг другом в период отпуска, больничных и так далее (кстати, этот факт стимулирует специалистов еще тщательнее относиться к своим обязанностям, так как возможность быстрого замещения автоматически устраняет псевдо-статус «незаменимый сотрудник»),
• повышается скорость и эффективность входа в должность и адаптации новичков,
• четко закрепляется ответственность за определенные виды деятельности, и исключается возможность переложить ответственность с одного подразделения на другое.

В период внедрения бизнес-процессов…

необходимо тщательно фиксировать любые отклонения (и положительные, и негативные) от запланированных показателей. Не стоит откладывать на потом корректировки отклонений и внесение изменений в бизнес-процессы. Иначе, результаты деятельности будут не четкими, а с ощутимыми погрешностями. Сам по себе процесс теряет смысл.

Точки контроля необходимо четко определить. Эффективна схема, когда первое время после начала работы бизнес-процесса частота контроля высокая. Позже контроль необходим, но в разумных пределах (не путать с понятием «выборочный контроль»).

Какие бизнес-процессы я рекомендую прописать в закупках

(в скобках привожу отдельные примеры):

• подходы к формированию заявки поставщику (определение частоты формирования заявок или принципа, например, в соответствии с графиком заявок; временной диапазон, в котором заявка отправляется поставщику после ее создания; способ отправки заявки, например, электронный документ из базы данных или Eхсel-файл по эл.почте),
• принцип согласования заявки (поставщик должен прислать подтверждение заявки до факта отгрузки товара, либо проверка соответствия будет происходить в процессе приемки товара на складе покупателя),
• порядок информирования специалистов по закупкам о факте поступления товара от поставщика (электронное письмо склада, либо онлайн уведомление),
• схема претензионной работы с поставщиками (емкий бизнес-процесс, в котором задействованы закупки, склады, бухгалтерия, информационно-технический отдел),
• система хранения рабочей информации (реестр поставщиков с актуальными схемами работы хранится в такой-то сетевой папке, доступ к нему имеют такие-то специалисты; актуализируется реестр по таким-то принципам),
• инструкция по ценообразованию (методика ценообразования с подробными алгоритмами, перечисление разрешенных допусков с описаниями),
• процесс замещения специалистов друг другом в период отпусков, больничных, свободных вакансий и так далее (принципы выбора «заместителя», формат передачи информации, ограничения и степень ответственности каждого),
• процесс наставничества и ввода в должность новых сотрудников (технологические карты, виды промежуточных аттестаций),
• процесс подготовки, согласования, фиксирования и контроля результатов переговоров с поставщиками (формат протокола переговоров, учет договоренностей и контроль их выполнения),
• процесс учета и мер профилактики с дефицитом и излишками товаров (какие отчеты и с какой периодичностью отрабатываются, кому предоставляются результаты, степень ответственности),
• процесс проведения внутренней аттестации специалистов.

Источник



Процесс закупки оборудования пример

6 МИН

Как выстроить закупочную логистику

Разбираемся, кто отвечает за снабжение предприятия, почему не надо запасаться на все случаи жизни и что поможет найти поставщиков с выгодными условиями

Закупочная логистика — это снабжение предприятия материалами, товарами и сырьём, которые используются для производства или торговли. Обычно за процесс отвечает отдельный сотрудник: специалист по закупкам или снабженец. Он выбирает поставщиков, договаривается об условиях сотрудничества, делает заказы, синхронизирует закупки с планами компании.

Цель закупочной логистики — создать такую систему поставок, которая обеспечит предприятие всем необходимым в максимально короткие сроки с минимальными затратами.

Какие задачи решает закупочная логистика

• Создание запасов, которые не перегружают склад, но и не приводят к дефициту.
• Поиск надёжных поставщиков .
• Соблюдение принципа «цена-качество».

Этапы закупочной логистики

Определение потребностей

Поручите отделу снабжения совместно с другими подразделениями выяснить, что и в каком количестве нужно компании.

Исследование рынка

Проведите глубокий анализ рынка интересующих вас ресурсов и потенциальных поставщиков, их доступность и производственные возможности. Не забудьте о внешних факторах: задержках на границах, перебоях в работе предприятий.

Выбор поставщиков

Для этого можно использовать разные методы. Например, метод рейтинговых оценок: определите основные критерии выбора (цена, срок поставки, условия платежа и пр.), установите значимость каждого из них и оцените потенциальных контрагентов по этим критериям, а потом сравните.

Закупка

Согласуйте условия (цену, сроки, способы доставки, оплаты и т. д.) с поставщиками и заключите договор. После отгрузки примите товары и сразу выборочно проверьте качество. Доставку может осуществить как поставщик, так и вы своими силами, но чаще процесс организуют сторонние компании, перевозчики и экспедиторы.

Учёт претензий и брака

Проверьте, не были ли нарушены сроки поставки, зафиксируйте случаи опоздания или опережения сроков, вычислите процент бракованной продукции. Это поможет наладить процесс или принять решение о смене поставщика.

Распределение ресурсов

Отгрузите материалы на производство, а запасы на склады. Контролируйте количество.

Управление закупочной логистикой

Есть два способа координировать весь процесс закупок и работу участников цепочки.

При децентрализации отделы самостоятельно закупают то, что нужно. Чем хорош такой способ:

• внутри отдела хорошо знают его потребности;
• закупка происходит быстрее, без дополнительных согласований.

Централизованный подход используют в большинстве крупных компаний: назначается ответственный сотрудник или создаётся специальный отдел.

• ресурсы и готовую продукцию легче стандартизировать;
• ниже риск дублирования заказов;
• выше шансы получить скидку у поставщика из-за крупных партий;
• закупками занимаются специально обученные люди.

Основные методы закупок

Закупка конкретных товаров одной партией

Плюс метода в том, что можно получить скидки, минус — нужно много места для хранения.

Регулярные закупки мелкими партиями

При такой системе склады большой площади не нужны. Если товары оплачиваются по мере поступления, это ускоряет оборачиваемость капитала.

Закупки по мере необходимости

У покупателя нет жёстких обязательств по объёму закупки в отличие от регулярных закупок. Товар чаще всего оплачивается по факту доставки, что также ускоряет оборачиваемость капитала.

Способы организации закупок

Традиционный способ

При таком подходе предприятие всегда создаёт запасы необходимых материалов. Главный недостаток — увеличение затрат на складские помещения и персонал.

Логистические системы

Их суть в создании минимальных складских запасов и оперативной связи между поставщиком и заказчиком. Вот наиболее известные концепции.

JIT (англ. just in time — точно в срок) — закупка организована так, что все товары и комплектующие будут поступать в необходимом количестве, в нужное место и точно к назначенному сроку для производства, сборки или реализации готовой продукции, а количество запасов сводится к минимуму или даже нулю.

MRP (англ. material requirement planning — планирование потребности в материалах) — система, которая зависит от спроса потребителей на готовый товар. Когда он растёт, объём закупки увеличивается, и наоборот.

LP (англ. lean production — бережливое производство) — предприятие стремится сократить потери на всех этапах: не производить лишнего, не тормозить процессы, не заполнять склад запасами и т. д. Это повышает гибкость производственного процесса и помогает быстрее реагировать на изменение рыночного спроса.

Способы транспортировки

Унимодальная перевозка — доставка от двери до двери одним видом транспорта без промежуточных этапов (например, распределительного центра).

Смешанная перевозка — доставка двумя видами транспорта без длительного хранения на перевалочном пункте.

Комбинированная перевозка — доставка более чем двумя видами транспорта.

Мультимодальная перевозка — доставка несколькими видами транспорта, но, в отличие от комбинированной и смешанной транспортировки, за процесс отвечает один оператор.

При выборе поставщика продумайте и способ организации закупок, и способ транспортировки. Расходы на логистику могут перекрыть выгоду от покупки более дешёвого товара.

Короче

—

Поручите закупки конкретному сотруднику (снабженцу) или специализированному отделу.

—

Оптимизируйте траты на транспортировку и хранение, пересматривайте эти расходы постоянно.

—

Регулярно ищите новых поставщиков. Это поможет не только найти более выгодные предложения, но и подстраховаться.

Источник

Ключевые понятия закупочной деятельности

Автор: Ольга Латышева,
директор ITCOM Consult

Когда человек впервые сталкивается с закупками, у него может возникнуть множество вопросов. Что из себя представляет закупочная деятельность, что такое ЕИС, ЭТП и контрактная система, какие виды закупок бывают и т.д. И для участия в государственных и коммерческих закупках, ему необходимо, в первую очередь, разобраться в том, что из себя представляют тендеры, чем они различаются и как стать их участником. Во всем этом попробуем разобраться.

Закупочная деятельность

Что такое закупка и закупочная деятельность?

Закупка – процедура получения товаров, работ или услуг, которая заключается в том, чтобы установить необходимость этих товаров, работ и услуг, найти поставщиков, заключить и привести в исполнение договор о поставке товара (выполнению работ или услуг).

Как правило, понятия «закупка» и «тендер» являются синонимами, и означают процесс по организации мероприятия для выбора поставщика. Понятие тендер прочно закрепилось в сфере закупок, но не упоминается в российском законодательстве. «Tender» переводится с английского как «предложение» и означает «предложение о поставке товаров/работ по заранее оговоренной цене».

Закупочная деятельность позволяет приобретать товары, работы и услуги нужного качества в требующемся количестве в определенные даты и по оптимальной цене. Проведение закупок является важным процессом для организации, так как благодаря этому можно минимизировать затраты финансов и сил, и в срок получить всё то, в чем нуждалась организация.

Также следует дать определение понятиям «заказчик» и «поставщик», чтобы внести ясность в вопрос, кто выступает организатором закупочной деятельности.

Заказчик (по 44-ФЗ) – это орган государственной власти, орган управления государственным внебюджетным фондом, орган местного самоуправления, казенное или бюджетное учреждение, проводящее тендеры. Причем госорганы, органы управления государственным внебюджетным фондом и государственные казенные учреждения действуют от имени России или субъектов РФ, органы муниципальной власти и муниципальные казенные учреждения – от имени муниципального образования, а бюджетные учреждения – от своего имени.

Заказчик (по 223-ФЗ) – это организация, уставной капитал которой состоит не только из собственных средств, но и включает в себя от 50% доли государства. Это естественные монополии, госкорпорации, госкомпании, организации газо-, электро-, водо- и теплоснабжения, водоотведения и очистки сточных вод, утилизации твердых отходов бытового уровня, хозяйственные общества дочернего типа, заказчики, попадающие под это определение по трактовке 44-ФЗ, у которых финансирование закупок проходит из негосударственных источников.

Поставщиком может выступать любое лицо, способное поставить товар, либо оказать услуги, необходимые заказчику. Особых требований к организационно-правовой форме или форме собственности поставщиков, обычно, не бывает, поэтому в тендерах могут участвовать как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели.

Регулируется закупочная деятельность законодательством. Сфере закупок посвящены Гражданский кодекс и Закон «О защите конкуренции», 44-ФЗ и 223-ФЗ, федеральные и региональные нормативно-правовые акты, корпоративный закупочный стандарт, корпоративные регламенты работы структурных подразделений при проведении закупок и регламенты отдельных элементов закупочной работы, план закупок, извещение о закупках, закупочная документация, итоговый протокол закупки.

Различия между закупками по 223 ФЗ и 44 ФЗ

Основные законы, регулирующие закупочную деятельность – 44-ФЗ и 223-ФЗ, а также КоАП РФ. Первый закон регламентирует закупки бюджетных организаций, второй – закупки компаний, которые наполовину и более принадлежат государству, а Кодекс об административных правонарушениях регулирует общественные отношения по привлечению к ответственности за совершения правонарушений в сфере закупок (ст. 7.30).

Федеральный закон 44-ФЗ о контрактной системе в сфере закупок имеет гораздо более серьезные требования к участникам. Он регулирует закупки государственных организаций, федеральных и муниципальных структур. То есть, торгово-закупочная деятельность бюджетных предприятий называется контрактной системой. В 44-ФЗ детально прописано, как должны закупаться товары, работы и услуги в больницы, школы, администрации и т.д. Также указаны сроки, документы для оформления, штрафы за нарушения. Госзакупки размещаются на федеральных электронных площадках.

223-ФЗ регулирует тендеры для госкорпораций, субъектов естественных монополий. В нем прописаны только основные правила проведения тендеров. В остальном, намного больший простор для участия. Детали проведения не указаны в законе, каждый заказчик волен самостоятельно их разрабатывать и каждый год заново утверждать в Положении о закупках. Поэтому, его необходимо тщательно изучать. Оно находится в ЕИС и на сайте заказчика. Тендеры по 223-ФЗ размещают на федеральных и коммерческих площадках.

ЕИС и ЭТП

Вся закупочная деятельность в Российской Федерации осуществляется через Единую информационную систему в сфере закупок.

Единая информационная система в сфере закупок (ЕИС) – совокупность всей информации о закупках, которая формируется, обрабатывается и хранится в одном месте. ЕИС обеспечивает доступ к сведениям о тендерах на официальном сайте. Доступ к нему свободный и бесплатный, поэтому вся информация о контрактной системе в сфере закупок, о закупках товаров, работ и услуг открыта всем. Из-за публичности всех закупочных процессов, от планирования до завершения исполнения контрактов, тендеры стали более прозрачными.

Чтобы участвовать в закупках, необходимо зарегистрироваться в ЕИС. Для этого, необходимо пройти идентификацию, аутентификацию и авторизацию. Для осуществления этих процедур, необходимо воспользоваться сертификатом ключа проверки электронной подписи. С 1.01.2020 года все участники закупок должны проходить обязательную регистрацию в ЕИС. После этого, они получают аккредитацию на всех федеральных площадках. Госучреждения могут создавать свои интернет-порталы для публикации сведений о закупках. Вся информация с этих площадок обязательно попадает в ЕИС.

Электронная торговая площадка (ЭТП) – это платформа, на которой государственные и коммерческие организации публикуют информацию о закупках, после чего участники могут подать заявки, сделать ценовое предложение и заключить контракт. Электронные торговые площадки обеспечивают взаимодействие между участниками закупок — заказчиками и поставщиками.

Какие формы закупок существуют?

Различают несколько видов организации закупок. Закупки бывают конкурентные и неконкурентные. В конкурентных участвуют много поставщиков, они соревнуются за победу и заключение контракта с заказчиком. Неконкурентными считаются всего один вид закупок – у единственного поставщика. Заказчик быстро и просто приобретает товар у конкретного продавца. Регулируются неконкурентные закупки по 93 статье 44-ФЗ. Там указаны все основания для такого рода закупок. Наиболее часто они проводятся по причине подписания контракта с естественными монополиями, в случае закупки до 300 тысяч рублей, и также тендеры, которые проводились другими способами, но не состоялись из-за отклонения всех заявок кроме одной. Чтобы неконкурентная закупка считалась действительной, заказчику необходимо обосновать, почему нельзя организовать конкурентную.

Теперь вернёмся к конкурентным закупкам, как наиболее распространенным формам тендеров. Они могут проводиться с организацией торгов и без торгов. Тендеры, в которых участники могут торговаться, проводятся в виде аукциона или конкурса.

Аукцион организуют когда основной конкурентной величиной является цена. Побеждает тот, кто поставит самую низкую цену на свой товар, или услуги. При этом, цену участник может менять, видя предложения своих конкурентов. Если при проведении аукциона, цена снизилась до нулевого уровня (менее 0,5 % от начальной), то проводится аукцион на повышение. Выиграет тот, кто поставит наибольшую цену, и платит их не заказчик поставщику, а наоборот.

Конкурс организуется с учетом не только критериев цены, но и не менее двух других требований к поставщику. Заказчик устанавливает требования, под каждое определяя количество баллов и механизмы подсчета. Преимущества в конкурсах получают поставщики, имеющие большой опыт работы, или лучшее качество техники и другие подобные параметры, которые влияют на количество полученных баллов.

Не менее распространены тендеры без торгов, когда участники один раз предлагают свою цену контракта. Изменить ее после анализа предложенных цен конкурентов невозможно. К таким закупкам относятся запрос котировок и запрос предложений. Они проводятся намного быстрее аукционов и конкурсов, так как требуют меньше документации. Такой вид тендеров организуется, когда закупка стандартная и провести её надо в короткий срок. Из всех способов закупочной деятельности, запрос котировок является самым быстрым.

Запрос котировок по форме напоминает аукцион, но проводится без торга. «Котировка» означает «цена». Заказчик выставляет требования в извещении к нужному товару и запрашивает цену у участников, по которой они готовы поставлять этот товар. Поставщики выдвигают свое ценовое предложение и изменить его в ходе тендера уже не могут. Заказчик выбирает победителя, которым окажется тот, кто больше всего соответствует условиям извещения, и чья заявка не противоречит закону и чья цена минимальна. Если подходящих кандидатов оказывается несколько, то побеждает тот, кто первым подал заявку. Этот способ закупок самый популярный, так как проще, быстрее и меньше усилий требуется от заказчика, в виде заполнения критериев в извещении.

Запрос предложений представляет собой что-то вроде конкурса, который проводится без торгов. Здесь учитывается не одна цена как в запросе котировок, а совокупность факторов, из которых складывается предложение поставщиков (срок, качество и т.д.). У кого в заявке будет содержаться больше преимуществ, тот и победил.

Конкурентные переговоры — один из самых свободных видов закупок из всех перечисленных выше. Заказчик выбирает среди двух или более участников того поставщика, который для него предпочтительней. Независимо от способа проведения конкурентных переговоров, заказчик до их начала должен определить для себя минимум оценочных критериев, ниже которых закупка будет невыгодной.

Помимо этого, есть и другие формы организации закупок: запрос оферт, мониторинг цен, конкурс с ограниченным участием и т.д.

Источник

Из каких этапов состоит процесс закупок в соответствии с ISO 9001?

Источник: автором статьи является Марк Хаммар – сертифицированный в ASQ (American Society for Quality, – ред.) специалист по качеству и деловому совершенству. В сфере качества эксперт трудится с 1994 года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Марк Хаммар – сертифицированный главный аудитор по стандартам ISO 9001, AS 9100, ISO 14001.

Как требования к закупкам стандарта ISO 9001 на системы менеджмента качества (СМК, – ред.) могут изменить процесс закупок продуктов и услуг вашей компании? Ответ на вопрос: в большинстве случаев изменят не сильно. Дело в другом. Когда вы выполняете требования в рамках внедрения СМК, вы утверждаете четкие правила в некоторых ключевых элементах процесса закупок. Речь идет о тех аспектах, в отношении которых необходимо проводить мониторинг, дабы удостовериться в том, что приобретаемые услуги и продукты отвечают нуждам компании. Как с любым процессом в концепции ISO 9001, вам необходимо в первую очередь изучить «входные данные» процесса закупок. В основном «входы» в закупки «приходят» из связанного с ними процесса проектирования.

Содержание закупочного процесса

Определение требований компании к закупаемой продукцией

Одно из наиболее важных требований к процессу проектирования и разработки в стандарте ISO 9001 заключается в том, что нужно снабдить достаточной информацией из этого процесса процесс закупок. С получения требований от проектирования по сути дела и начинается закупочный процесс. Если корректные данные на входе не были получены, то закупки с самого начала обречены на неудачу и результат не будет соответствовать нуждам предприятия. А предположим, ваша компания ничего не проектирует, что тогда? Все равно вы, так или иначе, должны убедиться, что персонал, отвечающий за закупки, снабжен всей необходимой информацией. Это делается на стадии анализа требований к продукции.

Выбор поставщика и согласование условий заказа

В чем главная цель процесса закупок? Выяснить насколько то, что вы получите от поставщиков, отвечает вашим потребностям. Поскольку на практике любая организация закупает не один какой-нибудь вид товара, а много, степень контроля над конкретным закупочным направлением будет напрямую зависеть от эффекта, который данный конкретный закупаемый товар оказывает на собственный производственный процесс закупщика и конечный результат его работы. Представьте, например, что вы купили винты с поврежденной головкой. Когда такой винт попадет в руки вашего сотрудника, занятого сборкой, он не сможет не заметить, что что-то не так и просто возьмет другой, исправный винт. Как мы видим, последствия дефекта не будут слишком тяжелы, следовательно, и в строгом тщательном управлении поставками на этом направлении нет большой нужды.

Поставщиков по ISO 9001 нужно выбирать на основе их способности поставлять продукцию и услуги, соответствующие требованиям. Поэтому частью СМК неизбежно будет процесс оценки того, насколько потенциальный подрядчик может произвести комплектующие в нужном количестве и с заданным уровнем качества. Вы устанавливаете критерии оценки и поддерживаете записи по этому вопросу. Чтобы закрыть этот вопрос нужно также определить условия сотрудничества, цены и сроки, обсудив и согласовав их с самими поставщиками.

Делаем заказ и обеспечиваем достаточный уровень информированности

Самая важная информация в случае закупок обычно отражается в документе, который называют «закупочным ордером». В сегодняшнем бизнесе слабо устоялись единые подходы к тому, что должна включать закупочная информация. С другой стороны, некоторые наиболее общие руководящие указания по этому поводу можно найти в стандарте. Закупочная информация описывает собственно продукт, который предстоит производить поставщику, затем, она должна содержать критерии приемки готового товара. Необходимо включить в документацию такие детали, как процедуры, производственные процессы оборудование, требуемый уровень квалификации персонала подрядчика, требования к поставкам системы качества компании-закупщика. Стоит обязательно прописать также особые требования к оборудованию. Если вы считаете, что вашему поставщику нужно использовать только фрезерный станок ЧПУ под управлением компьютера типа CNC и не более старый, то стоит обязательно прописать это в закупочной информации. Перед отправкой всех ваших требований поставщику проверьте, не упустили ли вы чего-нибудь, о чем он должен обязательно знать. Помните, что если подрядчик не произвел именно ту продукцию, которая вам нужна по причине отсутствия у него информации о чем-либо, то это, безусловно, не его вина. Дать понять, чего вы хотите должны именно вы.

Получение, проверка и передача закупленной продукции в следующие внутренние процессы вашего бизнеса

Мы переходим к последним шагам закупочного процесса. Теперь вашу закупленную продукцию нужно проверить на соответствие требованиям компании. Существует много вариантов реализации этого шага. Компания-закупщик может проверять отгруженный товар и заполнять приемочную документацию. Некоторые компании проводят у поставщиков регулярную сертификацию, чтобы избежать лишних проволочек и направлять закупки прямиком на склад. Есть множество других стратегий. Выбор между ними – дело ваше, главное – убедиться, что приемочный процесс вами предусмотрен и осуществляется на практике. Если контроль продукции, поставляемой по закупкам, передан поставщику, то закупщику надлежит прописать используемые при этом методы в закупочном ордере. Когда верификация закупщиком осуществлена, проверенная продукция направляется в собственные производственные процессы организации.

Главные составляющие процесса закупок

Компания, исходя из своих особенностей, может предусмотреть много промежуточных шагов среди тех главных этапов реализации закупок, которые мы наметили в этой статье. Можно, к примеру, внедрить подпроцесс идентификации способа проверки достаточности информации для поставщика. Однако каковы бы ни были детали, главные составляющие процесса закупок видятся такими, какими мы их описали. Концентрация ваших усилий на них гарантирует получение требуемой продукции, с минимальным количеством брака и к нужному времени. Это поможет выполнить собственные обязательства предприятия-закупщика перед его клиентами. Остается подчеркнуть, что удовлетворенность ваших собственных клиентов находится в очень большой зависимости от сотрудников отдела закупок и от эффективности работы поставщиков.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Источник

Управление закупками

Для управления закупками предусмотрены различные возможности:

• подбор поставщиков товаров;
• различные условия закупок;
• поддержка различных схем приема товаров от поставщика;
• различные варианты формирования заказов поставщикам и контроль их исполнения;
• корректировка и закрытие заказов поставщикам;
• мониторинг цен поставщиков;
• оформление поставки товаров;
• составление графиков поставок и графиков платежей;
• корректировка поступлений и возвраты поставщикам.

В данной схеме представлены все этапы оформления закупок — начиная с момента регистрации условий закупок (цен поставщика, условий оплаты и т. д.) до момента возврата поставщику некачественного товара.

Регистрация информации по поставщикам

Регистрация полученных от поставщика первичных документов (приходная накладная, прайс-листы и т. д.) в большинстве случаев требует указания номенклатуры. Возможна ситуация, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих же товаров, зарегистрированных в информационной базе. Для разрешения данной ситуации предусмотрена возможность хранения информации о соответствии номенклатуры поставщика и той номенклатуры, которая зарегистрирована в информационной базе.

• прайс-лист поставщика регистрируется в рамках соглашения с поставщиком;
• предусмотрена возможность регистрировать цены в соответствии с различными условиями.

Цены поставщика будут зарегистрированы только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы. Загрузить цены поставщика можно из опубликованного на сайте прайс-листа поставщика, используя внешнюю обработку. Также можно регистрировать не только цены поставщиков, у которых закупается товар, но и цены конкурентов.

Условия закупок

Для регистрации условий закупок предусмотрен элемент прикладного решения — Соглашение об условиях закупок, использование которого позволяет:

• указать поставщика;
• определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров);
• указать срок поставки товаров — используется для расчета предполагаемой даты поставки;
• указать склад поставки товаров от поставщика и др.

В рамках соглашения с поставщиком может быть оформлен договор с поставщиком. При этом договор с поставщиком формируется на основании данных соглашения.

Оформление заказов поставщикам

Для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, порядке и сроках оплаты предусмотрено использование заказов поставщикам. Заказ поставщикам — инструмент, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств.

Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами в соответствии с параметрами обеспечения (сроком поставок товаров от поставщика, среднедневного потребления и т. д.).

Также заказ поставщику может быть введен на основании ранее оформленных заказов покупателей, сделки с клиентом. При оформлении заказа в рамках соглашения автоматически заполняются основные условия закупок (валюта, вид цены поставщика, параметры оплаты, использование договоров и т. д.).

Контроль оплаты товаров по заказам поставщиков производится в соответствии с датой оплаты, указанной в заказе поставщику. В заказе можно указать желаемую дату поступления товаров. На основе анализа предполагаемых дат поставки товаров можно составить график поставок товаров.

Контроль выполнения обязательств поставщиком осуществляется при помощи статусов и состояний документа. Статусы для документа присваиваются вручную. Состояние — информация о заказе, которая рассчитывается автоматически, исходя из имеющихся в информационной базе данных (статус, оплата, наличие на складе и т. д.).

Оформление поставок товаров от поставщика

При оформлении поставок товаров от поставщика можно отражать различные операции:

• Закупка товаров у поставщика;
• Закупка товаров через подотчетное лицо;
• Прием товаров на комиссию;
• Закупка импортных товаров;
• Ввоз товаров из стран ЕАЭС.

Операции поступления товаров от поставщика регистрируются документом Приобретение товаров и услуг.

Поставка товаров может быть оформлена в рамках заказа поставщику, нескольких заказах поставщикам, соглашения или как отдельная поставка товаров.

Зарегистрировать поступления товаров на склад можно по одной накладной сразу на несколько складов. Для этих целей в табличной части документов закупки доступна возможность выбора складов.

Оплата на поставку товаров может производиться в рамках договора, конкретного заказа поставщику, по конкретному документу поступления:

• предусмотрена возможность зачета аванса, перечисленного поставщику;
• оплату можно переносить с одного заказа поставщику на другой.

Если на складе используется ордерная схема, поступившие товары приходуются на склад, только после оформления приходного ордера на товары.

Корректировка и возврат товаров поставщику

После оформления документов поставки может возникнуть необходимость их корректировки. Например, товары могут быть получены фактически после поступления документов и в неполном количестве, или поставщик пришлет исправленные документы с другой ценой за единицу.

Для обеспечения корректного ведения регламентированного учета предусмотрен документ Корректировка приобретения, использование которого позволяет оформить следующие операции:

• исправление ошибок — регистрация полученного счета — фактура;
• корректировка по согласованию сторон — регистрация полученного корректировочного счета –фактуры.

В корректировке приобретения вводится информация о товарах по данным новых документов поставщика.

В зависимости от типа расхождений между новым и старым документом:

• возникшие расхождения в количестве товаров можно отнести на нехватку на складе, которую необходимо перепроверить при инвентаризации;
• принять лишний товар как увеличение закупки, за которую нужно рассчитаться с поставщиком;
• учесть изменение цен как прочий доход.

Для отражения операции возврата поступивших товаров предусмотрен документ — Возврат товаров поставщику, использование которого изменяет состояние расчетов с поставщиком и отражает переход прав собственности на товар. Возврат товаров от поставщика может быть оформлен на основе данных о поступлении товаров и услуг.

Закупка импортных товаров

Доступны различные варианты отражения поставки импортных товаров:

• поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления;
• поставка импортных товаров, которые требуют таможенного оформления;
• поставка товаров из стран ЕАЭС.

Ведется автоматический учет номеров грузовой таможенной декларации и стран происхождения. Поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления и присвоены номера ГТД, оформляется как обычная поставка.

Если поставка импортного товара не требует декларирования, то она оформляется как обычная поставка с регистрацией номеров ГТД и стран происхождения. Все расходы, связанные с доставкой такого груза, оформляются как дополнительные расходы, которые могут быть распределены на себестоимость товаров, направление деятельности, прочие расходы и т. д.

При варианте закупки импортных товаров, которые требуют таможенного оформления, регистрируется не только факт поставки товаров, но и факт прохождения его через таможню. При таком варианте поставки товаров поддерживается возможность отслеживать все этапы прохождения товаров через таможню при помощи соответствующих статусов.

При поступлении и продаже (списании, перемещении, сборке) импортных товаров предусмотрена возможность контроля указания номеров ГТД. Таможенная декларация может быть оформлена по одному или нескольким документам поставки. Предусмотрена также возможность оформления нескольких таможенных деклараций по одному документу поставки.

Оплата таможенных расходов может производиться как перечислением аванса, так и по факту после прохождения таможни. Услуги таможне можно оплачивать как напрямую, так и через таможенного брокера.

При оформлении процесса закупки товаров из стран ЕАЭС обеспечивается отражение следующих операций:

• поставка товаров из стран ЕАЭС;
• регистрация заявления на оплату налогов в ФНС;
• оплата налогов на расчетный счет ФНС;
• подтверждение факта оплаты от ФНС;
• оплата поставщику.

Прием товаров на комиссию

Для отражения процесса приема товаров на комиссию прикладным решением предоставляются следующие возможности:

• поддержание актуальной информации о комитентах;
• хранение, анализ и сопоставление условий работы с комитентами;
• регистрация заключенных с комитентами договоров;
• планирование поступления комиссионных товаров с использованием заказов комитенту;
• оформление поступления и возврата товаров и их обособленный учет;
• оформление продажи и списания комиссионных товаров;
• расчет и формирование задолженности по комиссионному вознаграждению;
• регистрация полученных от комитентов счетов- фактур.

Операция приема товаров на комиссию оформляется в рамках соглашения с видом операции Прием на комиссию, использование которого позволяет задать размер комиссионного вознаграждения.

Порядок ведения расчетов с комитентом отличается от обычной закупки. Доступны следующие варианты: по договору и по отчетам по комиссии.

Для регистрации хозяйственных операций при приеме товаров на комиссию используется тот же комплект документов, что и для регистрации хозяйственных операций купли-продажи. Прикладное решение позволяет оформлять отчет комитенту (принципалу) о продажах, как при продаже, так и при списании комиссионных товаров.

Отчет комитенту формируется на основе данных о проданных или списанных товарах.

Списание комиссионных товаров фиксируется автоматически в момент оформления операций, которые не относятся к продажам: списание товаров, передача товаров на внутренние нужды, использование комиссионного товара при сборке товаров.

Источник