Меню

Помещение для хранения документов по личному составу

Помещение для хранения документов по личному составу

Е сли отделу кадров удалось получить помещение для хранения скопившихся за годы работы документов по личному составу, то после этого предстоит кропотливая работа по его обустройству. Причем часто оказывается, что выделенное директором место не подходит для хранения документов. Расскажем о том, какие требования предъявляются к архивохранилищам, как подсчитать количество оборудования и как разместить в нем документы.

Напомним, что хранить документы по личному составу организации обязаны по закону, который относится ко всем без исключения юридическим лицам, а также индивидуальным предпринимателям (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

См. статью «Сроки хранения документов по личному составу»

Независимо от того, есть ли в компании архив управленческих документов или нет, хранить кадровые документы компания обязана. На практике такая роскошная возможность, как самостоятельный выбор помещения под архив, выпадает крайне редко. Обычно квадратные метры выделяются по остаточному принципу и особой благоустроенностью не отличаются. Но кадровикам все равно нужно знать хотя бы минимальные технические требования к ним, чтобы вовремя отказаться от «щедрого» предложения разместить архив над горячим цехом и настоять на поиске других вариантов.

См. статью «Взаимодействие отдела кадров с архивом организации»

Технические требования к помещениям архива

Обратимся к вступившим в силу осенью 2015 года Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила-2015). В п. 2.16–2.29 установлены требования и к помещениям архива, и к режимам хранения, и к расположению мебели в них.

Требования к помещениям

Архив не должен располагаться:

  • на чердаках;
  • в подвалах;
  • поблизости от лабораторных, производственных, бытовых помещений, а также не должен иметь общих вентиляционных каналов с этими помещениями.

Через его помещения не должны проходить трубы водоснабжения, канализации, осуществляться технологические или бытовые выводы воды. Из архива должен быть выход к лифту или на лестничную клетку.

Размещение оборудования в хранилище

Документы должны размещаться на стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах. При этом оборудование для хранения устанавливается перпендикулярно оконным проемам, не допускается также ставить стеллажи вплотную к наружным стенам и источникам тепла.

Источник



Оборудование помещений для делопроизводства

от 20 сентября 2011 года N 06-12

Методические рекомендации по оборудованию помещений для хранения оконченных исполнительных производств и организации работы с хранящимися документами

I. Общие положения

1.1. В целях обеспечения сохранности документов оконченных исполнительных производств, дел с исполнительными документами (их копиями — в случаях возврата подлинников исполнительных документов взыскателям), книг учета исполнительных документов, зональных книг учета исполнительных производств, книг учета сводных исполнительных производств, книг учета арестованного имущества (далее — книги учета), создания условий для быстрого их поиска в структурных подразделениях территориального органа ФССП России (далее — подразделение судебных приставов) организуется централизованное оперативное хранение указанных документов в отдельном помещении (далее — архив), удовлетворяющем требованиям, предъявляемым к хранилищам документов.

1.2. Централизованное оперативное хранение документов в подразделении судебных приставов организует начальник отдела — старший судебный пристав.

1.3. Решением начальника отдела — старшего судебного пристава в подразделении судебных приставов назначается уполномоченное должностное лицо (далее — ответственный за архив), обеспечивающее прием документов, подлежащих централизованному оперативному хранению, их хранение и сохранность.

1.4. Для обеспечения сохранности документов в архиве проводится комплекс работ, включающий:

создание оптимальных условий хранения документов;

размещение документов в хранилище и их топографирование;

соблюдение порядка выдачи дел из архива;

учет документов, проверку их наличия и состояния;

обеспечение физико-химической сохранности документов.

1.5. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

предоставлением для архива помещения и проведением его планово-предупредительного ремонта;

оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, коробок, сейфов, шкафов и т.д.);

созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

II. Создание оптимальных условий хранения документов

2.1. Требования к помещению архива

2.1.1. Для архива в административном здании (служебном помещении) отдела судебных приставов выделяется приспособленное отдельное служебное помещение (отдельная изолированная комната), используемое только по прямому назначению.

Использование помещения архива в иных целях, в том числе размещение и хранение в нем постороннего имущества и оборудования, недопустимо.

Помещение архива должно быть удалено от помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов.

2.1.2. В помещении архива должна быть обеспечена пожарная безопасность, исключена опасность затопления.

По пожарной опасности помещение архива относится к категории «В» (пожароопасные), поэтому должно размещаться в здании не ниже второй степени огнестойкости (здания с несущими и ограждающими конструкциями из естественных и искусственных каменных материалов, бетона, железобетона с применением листовых и плитных негорючих материалов).

Электропроводка в помещении архива прокладывается скрытая и оснащается индивидуальным отключающим рубильником (электроавтоматом). Осветительная арматура применяется полугерметичная с использованием светильников закрытого исполнения. Электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения и устанавливаются только вне помещения архива. В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

В помещении архива не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

2.1.3. Помещение архива оборудуется средствами защиты от несанкционированного доступа и взлома:

металлической входной дверью (дверью, полотно которой обито стальным листом изнутри и теплоизолирующим материалом снаружи), оснащенной двумя механическими несамозащелкивающимися замками, устойчивыми к разрушающим и неразрушающим способам вскрытия, и устройством для опечатывания двери;

распашными металлическими решетками с замками для защиты оконных проемов, при расположении архива на первом или последнем этажах здания.

2.1.4. Помещение архива до размещения в нем документов проверяется комиссией численностью не менее трех человек, назначаемой руководителем территориального органа ФССП России. Председателем комиссии назначается начальник отдела — старший судебный пристав подразделения судебных приставов, членами комиссии — уполномоченное должностное лицо аппарата управления территориального органа ФССП России, отвечающее за пожарную безопасность, а также должностные лица подразделения судебных приставов, в числе которых обязательно — ответственный за архив.

Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещения архива и состояние температурно-влажностного режима в нем. Результаты проверки оформляются актом. Акт утверждается руководителем территориального органа ФССП России.

В дальнейшем комиссионная проверка помещения архива проводится не реже одного раза в 5 лет.

2.2. Противопожарное оборудование помещения архива

2.2.1. Основным противопожарным оборудованием помещения архива являются переносные углекислотные огнетушители, которые устанавливаются из расчета не менее одного на 50 кв.м площади, но не менее двух на помещение.

Помещение архива также оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый кран должен иметь пожарный рукав протяженностью до крайней точки помещения архива.

2.2.2. Помещение архива оборудуется пожарной сигнализацией.

2.2.3. На внутренней стороне входной двери архива вывешиваются инструкция о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов на случай пожара.

В пожарный расчет включается не менее трех сотрудников отдела судебных приставов, включая ответственного за архив, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности, правилам пользования противопожарным инвентарем и практическим действиям во время пожара.

2.2.4. В помещении архива запрещаются:

применение электронагревательных приборов;

хранение легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

2.3. Обеспечение температурно-влажностного и светового режима

2.3.1. В помещении архива следует поддерживать температурно-влажностный режим хранения документов с параметрам в пределах: по температуре — от + 14°С до + 20°С, по относительной влажности — от 45% до 60%.

В помещении архива с нерегулируемым климатом рекомендуется проводить проветривание, а также устанавливать дополнительные источники увлажнения воздуха или приборы для просушивания помещения.

Читайте также:  Оборудование для разделки кабелей в Перми

2.3.2. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время. Показания приборов фиксируются в регистрационных журналах (приложение N 1*).

* Текст приложения N 1 в «Бюллетене Федеральной службы судебных приставов»

Контрольно-измерительные приборы (термометр, гигрометр) устанавливаются вдали от отопительных и вентиляционных систем на один контрольный щиток на расстоянии 1,4 м от пола.

2.3.3. Освещение в помещении архива может быть естественным и искусственным.

Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках (папках, связках), применением на окнах светорассеивателей (жалюзи) или защитных фильтров.

В качестве источников искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.

2.4. Обеспечение санитарно-гигиенического режима

2.4.1. Помещение архива должно содержаться в чистоте, исключающей возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/куб.м).

Запрещается хранение в помещении архива продуктов питания.

2.4.2. Для защиты документов от пыли необходимо:

обеспечить максимально возможную герметичность помещения архива, по возможности использовать в помещении архива устройства очистки воздуха от пыли;

не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей с помощью электропылесоса или увлажненных тампонов;

не реже двух раз в месяц проводить влажную уборку в помещении архива с протиранием подоконников, плинтусов и полов.

III. Требования к размещению оборудования в помещении архива

3.1. Помещение архива оборудуется стационарными металлическими стеллажами (приложение N 2*). Допускается применение деревянных стеллажей при условии обработки их огнезащитными составами.

* Текст приложения N 2 в «Бюллетене Федеральной службы судебных приставов»

3.2. Стеллажи в помещении архива устанавливаются с соблюдением следующего порядка их размещения:

ширина проходов между рядами стеллажей — 120 см;

ширина проходов между стеллажами — 75 см;

расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене, — 75 см;

расстояние между полками по высоте — 40 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа — 45 см;

расстояние от пола до нижней полки стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см.

Стеллажи следует устанавливать перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы, так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.

3.3. Стеллажи и полки нумеруются арабскими цифрами. Стеллажи нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах — сверху вниз слева направо.

Номера должны быть проставлены четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.

3.4. Внутри помещения архива с правой стороны от входной двери на расстоянии 170 см от пола размещается опись имущества, находящегося в помещении архива (приложение N 3*).

* Текст приложения N 3 в «Бюллетене Федеральной службы судебных приставов»

3.5. На внешней стороне входной двери на расстоянии 170 см от пола по центру полотна двери размещается табличка размером 10х25 см с надписью «Архив» (приложение N 4*).

* Текст приложения N 4 в «Бюллетене Федеральной службы судебных приставов»

IV. Требования к размещению документов в помещении архива

4.1. Размещение документов в помещении архива должно быть рациональным и осуществляется с учетом создания оптимальных условий хранения для документов, ежегодного движения дел после уничтожения документов, оперативного использования документов (документы последнего года — в наиболее доступном месте).

4.2. Принятые для хранения документы систематизируются в соответствии с требованиями раздела XII Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов, утвержденной приказом ФССП России от 10.12.2010 N 682 (далее — ИДП-2010), и хранятся в помещении архива на стеллажах в связках или коробках (приложение N 5*).

* Текст приложения N 5 в «Бюллетене Федеральной службы судебных приставов»

Связки формируются толщиной 10-15 см.

Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки с документами (связкой документов), обеспечивающий циркуляцию воздуха, должен быть не менее 5 см.

4.3. На каждую связку (коробку) составляется внутренняя опись исполнительных производств (дел с исполнительными документами, их копиями, книг учета), которая помещается в пластиковом файле перед первым исполнительным производством (делом с исполнительным документом, книгой учета) в связке (коробке). К каждой связке (коробке) оформляется ярлык, вынесенный на боковую сторону связки (коробки). На ярлыке указываются год, месяц, в пределах которого окончено исполнительное производство (закрыто дело с исполнительным производством, книга учета), номер первого и последнего дела, помещенного в связку (коробку), а также, при необходимости, номер зонального участка.

Источник

Организация конфиденциального делопроизводства

Организация конфиденциального делопроизводства — это создание необходимых условий для изготовления и получения конфиденциальных документов, организации работы с ними и предотвращения утраты и утечки документированной конфиденциальной информации.

Организация конфиденциального делопроизводства включает в себя осуществление ряда мероприятий: создание структурного подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава; разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников; выделение для подразделения помещения, обеспечение необходимых условий труда; разработку или приобретение нормативных документов, организационной и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства; создание постоянно действующей экспертной комиссии; оформление допуска работников к коммерческой тайне и обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.

Конфиденциальное делопроизводство в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть организованным, т.е. сконцентрированным в самостоятельном подразделении организации.
Подразделение конфиденциального делопроизводства может быть структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно руководителю организации, или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопасности, службу защиты информации и др.

Наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, его статус и, при необходимости, структуру определяет руководитель организации, исходя из объема конфиденциального делопроизводства и общей структуры организации.
Подразделение конфиденциального делопроизводства является составной частью системы защиты коммерческой тайны, органом, осуществляющим, координирующим и контролирующим работу с конфиденциальными документами. Оно должно рассматриваться как структурное подразделение, непосредственно участвующее в основной деятельности организации.

Численный состав сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться объемом выполняемой работы с учетом норм времени на её выполнение.

Поскольку государственные нормативы времени на работы, связанные с конфиденциальным делопроизводством, отсутствуют, следует использовать государственные нормативы времени, установленные для открытого делопроизводства, только нормативы применительно к конфиденциальному делопроизводству должны быть увеличены приблизительно на 20%, что обосновано большим количеством и сложностью действий с конфиденциальными документами.

Обоснованное определение численности сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства на основе нормирования их труда обеспечивает оптимальную загрузку сотрудников, что влечет за собой повышение оперативности и качества работы.

Состав должностей сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства должен определяться характером и сложностью выполняемой работы. Для более многообразной и сложной работы следует устанавливать и более значительные должности. При определении должностей следует руководствоваться «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» и нормативными документами, в которых содержатся квалификационные требования к должностям.

При незначительном объеме конфиденциального делопроизводства подразделение конфиденциального делопроизводства может не создаваться. В этом случае издание, обработка и хранение конфиденциальных документов возлагается на назначенных приказом руководителя организации нескольких или одного сотрудника других подразделений, как правило, службы безопасности. На этих лиц распространяются все задачи, функции, права и ответственность, возлагаемые на подразделение конфиденциального делопроизводства.

Если ведение конфиденциального делопроизводства возложено на одного сотрудника, то для выполнения отдельных действий, в которых требуется участие двух лиц (проверки наличия, уничтожение документов) необходимо привлекать (лучше на постоянной основе) второго сотрудника данного или другого подразделения, имеющего доступ к этим документам. Такое привлечение оформляется приказом по организации.

Следует подчеркнуть, что в целях обеспечения сохранности и конфиденциальности документов на подразделение конфиденциального делопроизводства или на специально выделенных для ведения конфиденциального делопроизводства сотрудников должны быть возложены все мероприятия по печатанию, учету, размножению, хранению, передаче, отправлению, систематизации, проверке наличия и уничтожению конфиденциальных документов. Функции исполнителей и пользователей конфиденциальных документов в сфере изготовления и обработки документов ограничиваются подготовкой документов и их исполнением.

Читайте также:  Какие бывают поддоны виды и цены

Основные задачи и функции подразделения конфиденциального делопроизводства, а также права и ответственность его руководителя должны быть закреплены в положении о подразделении, а обязанности, права, ответственность сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства или специально назначенных для ведения конфиденциального делопроизводства лиц — в должностных инструкциях, разрабатываемых на конкретные должности. В должностных инструкциях могут устанавливаться и квалификационные требования к сотрудникам — образование и стаж работы на аналогичной должности.

Положение о подразделении конфиденциального делопроизводства и должностные инструкции сотрудников являются организационно-правовыми документами, регламентирующими статус подразделения в целом и каждого из его сотрудников.
При определении задач и функций подразделения конфиденциального делопроизводства необходимо исходить из того, что оно должно не только организовывать и осуществлять документационное обеспечение управленческой и производственной деятельности организации, но и участвовать во всех мероприятиях по предотвращению утраты конфиденциальных документов и утечки содержащейся в них информации. Это участие не ограничивается разработкой и осуществлением соответствующих мероприятий только в рамках подразделения конфиденциального делопроизводства. Утрата и утечка конфиденциальной информации в большинстве случаев происходят по вине исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, нарушающих по разным причинам правила обращения с такими документами. Поэтому значительная часть функций подразделения конфиденциального делопроизводства связана с обучением исполнителей и пользователей правилам работы с конфиденциальными документами и осуществлением контроля за их выполнением. Этим обусловлены и соответствующие права подразделения конфиденциального делопроизводства, в том числе такие, как участие в подборе кадров для работы с конфиденциальной информацией, внесение предложений об отстранении от конфиденциальных работ, поощрении и привлечении к ответственности исполнителей и пользователей конфиденциальных документов, участие в проведении расследований по фактам утраты и утечки конфиденциальной информации. В целом комплекс задач, функций, прав и ответственности подразделения конфиденциального делопроизводства вытекает из содержания его работ.

При разработке должностных инструкций следует учитывать, во-первых, необходимость специализации сотрудников по отдельным видам работ, что ускоряет их выполнение и повышает качество, и, во-вторых, нормативы времени на работы с тем, чтобы все сотрудники были привлечены к выполнению работ равномерно, в соответствии с должностью и не было перезагруженности, которая отрицательно сказывается на качестве работы. При установлении квалификационных требований к должностям необходимо иметь в виду сложность выполнения некоторых видов работ, требующих специальной подготовки. На соответствующие таким работам должности следует, как правило, назначать специалистов с высшим или средним специальным образованием в области защиты информации.

В соответствии с законодательством сотрудники подразделения конфиденциального делопроизводства несут дисциплинарную, административную или гражданско-правовую ответственность за утрату конфиденциальных документов или разглашение содержащейся в них информации, поэтому в должностных инструкциях должна быть установлена персональная ответственность сотрудников за сохранность конфиденциальных документов и содержащейся в них информации.

Все сотрудники, принимаемые на работу в подразделение конфиденциального делопроизводства, а также при отсутствии подразделения, специально назначенные для ведения конфиденциального делопроизводства лица должны дать письменное обязательство по соблюдению режима коммерческой тайны. Это обязательство фиксируется в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении о соблюдении режима коммерческой тайны. Сотрудники могут допускаться к работе только после изучения в части, их касающейся, требований действующих в организации нормативно-методических документов по вопросам организации и ведения конфиденциального делопроизводства, обеспечения режима конфиденциальности проводимых работ и проверки знаний этих требований соответствующим руководителем.

Подразделение конфиденциального делопроизводства должно быть обеспечено помещением (при необходимости — несколькими помещениями) для хранения конфиденциальных документов и работы сотрудников подразделения, а также помещением для исполнителей, если работа с конфиденциальными документами не разрешена в служебных помещениях исполнителей. В помещении следует создавать и поддерживать необходимые условия труда, включающие совокупность компонентов, обеспечивающих работоспособность и здоровье сотрудников. Размещение помещения, предназначенного для хранения конфиденциальных документов, и его оборудование должны исключать возможность бесконтрольного проникновения в эти помещения посторонних лиц и гарантировать сохранность находящихся в них носителей сведений, содержащих конфиденциальную информацию. Помещение должно быть оборудовано охранно-пожарной сигнализацией и первичными средствами пожаротушения.

Помещение, в котором будет вестись конфиденциальное делопроизводство должно обеспечивать необходимую площадь на каждое рабочее место, быть оснащенным мебелью, а также оборудованием и техническими средствами, включая объекты информатизации, для оперативного изготовления, размножения, обработки документов, надежного их хранения, быстрого поиска.

Организация трудового процесса включает: разработку технологии выполнения работ, рациональное размещение рабочих мест сотрудников, установление правильного режима труда и отдыха, обеспечение техники безопасности.

Важной составной частью организации конфиденциального делопроизводства является создание постоянно действующей экспертной комиссии (далее — ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть:
— разработка перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;
— разработка перечня издаваемых организацией конфиденциальных документов;
— снижение или снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов;
— разработка Положения о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации;
— экспертиза ценности конфиденциальных документов с целью установления сроков их хранения и отбора документов на основе этих сроков для архивного хранения и уничтожения;
— проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты конфиденциальной информации.

Учитывая важность задач ПДЭК, в ее состав следует включать наиболее квалифицированных сотрудников, в первую очередь, руководителей подразделений, имеющих доступ к конфиденциальной информации. Кроме того, в состав комиссии должны входить руководитель службы безопасности организации и руководитель подразделения конфиденциального делопроизводства, а также руководитель архива организации (при наличии архива). Председателем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руководителя организации, допущенного ко всем конфиденциальным документам.

ПДЭК создается приказом руководителя организации и должна работать на постоянной основе с заменой в необходимых случаях отдельных ее членов. Задачи, функции и порядок работы комиссии определяются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено и проведение экспертизы ценности открытых документов с тем, чтобы она могла оценивать значение документов, образующихся в деятельности организации, в их совокупности и таким образом более правильно определять сроки их хранения.

Работники организации, допущенные к работе с конфиденциальными документами, должны иметь допуск к коммерческой тайне в целом.

Допуск работников организации к коммерческой тайне осуществляется с их согласия и предусматривает:
— принятие работниками обязательств по соблюдению установленного в организации режима коммерческой тайны, которые закрепляются в трудовом договоре (контракте) или специальном соглашении о соблюдении режима коммерческой тайны;
— ознакомление работников с положениями законодательства о коммерческой тайне, предусматривающими ответственность за нарушение режима коммерческой тайны;
— ознакомление работников с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну организации и к которым сотрудники имеют право доступа.

Порядок изготовления конфиденциальных документов, режим обращения с ними требуют определенных знаний, которые должны быть приобретены до начала работы с документами и постоянно пополняться. С этой целью необходимо организовывать различные формы обучения работников: техническую учебу, семинары, самостоятельную подготовку со сдачей зачетов и др. Для проведения занятий следует привлекать не только сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, но и руководителей соответствующих подразделений организации, а также специалистов по конфиденциальному делопроизводству, работающих в соответствующих научно-исследовательских и учебных заведениях.

Поэтому правильная организация конфиденциального делопроизводства в организации является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет важное значение в достижении цели ее защиты.

Вопросы конфиденциального документооборота в организации несомненно играют важную роль в достижении ее экономических успехов.

Источник

Оборудование помещений для делопроизводства

С работой любого, даже небольшого юридического лица, связано наличие в организации системы документооборота и делопроизводства. Система управления документами управляющей домом организации должна быть интуитивно понятной, структурной и предполагать возможность хранения информации как на бумажном, так и на электронном носителе.

Понятие документооборота и делопроизводства

Стремление к единым стандартам ведения документооборота и делопроизводства путем упорядочения данных процессов является правильной мерой, в больше степени необходимой самой организации. Культура обращения с документами, документальным и архивным фондом компании – важный признак добросовестности и серьезности участника рынка ЖКХ-услуг.

Читайте также:  Оборудование для бассейнов в Люберцах

Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26.03.2019 г.№ 101-ст был утвержден и введен ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Информация и документация. Управление документами», который содержит ряд важных понятий и формирует общие принципы документооборота и делопроизводства в организации.

В силу закона правила документооборота по системе стандартизации применяются на добровольной основе одинаковым образом, за исключением публичного заявления о соответствии национальному стандарту (п. 1 и 3 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).

Документом (records) является документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции.

Управление документами (recordsmanagement) это область управления, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на хранение или уничтожение документов, включая процессы ввода в систему и сохранения доказательств и информации о деловой деятельности и транзакции (обмене информацией) в виде документов (п. 3.14 и 3.15 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019).

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 устанавливает ряд принципов организации документооборота и делопроизводства исходя из целостности этих процессов, их эргономичности и адаптивности к целям и задачам организации.

Все документы, образующиеся в деятельности организации, составляют ее документальный фонд. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (п. 2.1 и 2.2 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила № 526).

Часть документального фонда, включая документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения – постепенно формирует архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве такой организации(п. 2.3 Правил № 526).

Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд. В случае реорганизации компании с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы передаются организации-правопреемнику и включаются в архивный фонд последней (п. 2.6 и 2.7 Правил № 526). Такой подход обеспечивает сохранность документации, что имеет значение при ее восстановлении.

Состав документации, находящейся в документообороте управляющей организации

Несмотря на то, что сфера ЖКХ налагает определенную специфику на состав документов, в целом, для управляющей организации (или ТСЖ) набор документов является типичным как для любой другой организации.

1.Внутренние организационно-распорядительные документы (уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.).

На порядок ведения этих документов распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 г. № 2004-ст.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения данного стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

Стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 имеет ряд полезных и информативных описаний культуры внутреннего и внешнего диалога: визирование документов, проставление входящих отметок, этики деловой переписки, схем расположения реквизитов организации, требований к фирменным бланкам, товарным обозначениям и пр. компонентам делового документооборота.

  1. Локальные кадровые документы. Сюда относятся трудовые договоры, личные дела (карточки) сотрудников, трудовые книжки, правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, должностные инструкции и иные документы. Порядок ведения кадрового делопроизводства определяется ТК РФ, а также отдельными приказами и положениями о кадрах.
  2. Финансовые документы. Они включают бухгалтерскую (финансовую) отчетность о фактах хозяйственной жизни организации, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, годовую бухгалтерскую (финансовую) отчетность, авансовые отчеты и иные документы.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 3 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

  1. Техническая документация на многоквартирный дом, в которой отражаются сведения о составе и состоянии общего имущества многоквартирного дома, управления которым осуществляется организацией. Ответственные лица обязаны в установленном законодательством порядке принимать, хранить и передавать техническую документацию на многоквартирный дом и иные связанные с управлением таким многоквартирным домом документы, ключи от помещений, входящих в состав общего имущества, электронные коды доступа к оборудованию, входящему в состав общего имущества, и иные технические средства и оборудование, необходимые для эксплуатации многоквартирного дома и управления им, вносить в такие документы необходимые изменения, связанные с управлением общим имуществом (п. 24 и 27 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 13.08.2006 № 491 (далее – Правила № 491).

Цифровизация документооборота управляющей организации

Законодательство идет по пути постепенной оцифровки отдельных элементов технической документации (например, свидетельство о поверках приборов учета отражаются в информационной системе «Аршин»https://fgis.gost.ru/fundmetrology/registry, данные о праве собственности есть в открытом доступе на сайте Росреестра, данные по земельному участку приведены на сайте Публичной кадастровой карты Публичной кадастровой картыhttps://pkk.rosreestr.ru/

Управляющие организации как субъекты малого предпринимательства и ТСЖ как некоммерческие организации имеют право на упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, которая чаще всего делается и полностью ведется в электронном виде с подачей в уполномоченные органы на основании электронной цифровой подписи (пп. 4 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Кроме того, в части внутренних организационно-распорядительных документов п. 38 Порядка осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами, утвержденный Постановлением Правительства РФ от 15.05.2013 № 416 устанавливает, что управляющая организация, товарищество или кооператив обязаны хранить запрос (обращение) и копию ответа на него в течение 3 лет со дня его регистрации. Такая информация обычно переводится в электронный вариант, что обеспечивает простоту ее восстановления при необходимости.

С учетом положения п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» о том, что управляющая домом организация вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов – стоит оценить реальную возможность хранения такого архива в облаке в оцифрованном виде, т.к. это надежно, безопасно и восстановимо.

Электронный документооборот не может быть полным, однако даже в части он упрощает процессы управления, способствует наведению порядка во всей внутренней документации, обеспечивает хранение архива, и сокращает время на прием документов и постановку задач сотрудникам, ответов жителям.

В интересах управляющей домом организации выстроить современную эко-систему документооборота и делопроизводства, поскольку это позволит не только избежать административной ответственности (ст. 13.20 КоАП РФ «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов»), но и повысит внутреннюю эффективность бизнес-процессов, улучшит взаимодействие с жителями и заинтересованными лицами.

Автор: Павел Кузнецов, управляющий многоквартирными домами, автор книги «Управление многоквартирным домом: настольная книга управдома», преподаватель Русской школы управления, член экспертного совета Ассоциации «Р1», кандидат наук

Источник