Меню

Цели и задачи политики управления запасами

Как создать идеальный склад

В идеале у торговой точки склада быть не должно. Владелец любого магазина хочет побыстрее продать товар и заработать. Если поставщики привозят очередную партию точно в нужное время в нужном количестве, — магазин всегда в плюсе. В суровой реальности это невозможно, магазину приходится «копить» продукцию для будущей продажи и хранить ее в складском помещении.

Расскажем, как создать образцовый склад, чтобы продукция не копилась и бизнес работал как часы. Для примера возьмем сеть из четырех магазинов «Порошки и мыло».

Владелец этой сети решил, что ему нужен отдельный склад. На склад поставщики будут привозить шампуни, порошки, мыло, чистящие средства и другие товары для торговых точек. Если управляющие магазинов видят, что полки пустеют, — они отправляют заявки на склад, с которого им привозят нужный товар. На дом эта торговая сеть заказы не привозит.

Характеристики идеального склада

Есть два способа оценки склада: по его техническим характеристикам и по тому, как налажены процессы.

Технические характеристики идеального склада

Вместительность. Весь товар должен поместиться на одном складе, чтобы не пришлось арендовать дополнительное помещение.

Продуманность и надежность. На складе должны быть продуманы места для хранения разных товаров. Самое важное — сохранность. Если протечет крыша и товар испортится, — это прямые убытки.

Оснащенность. Склад должен быть оснащен техникой для погрузки-разгрузки. Чем меньше времени тратится на доставку товара, тем меньше расходов несет предприниматель.

Оптимальные условия хранения. Если не учесть влажность, температуру и освещение в помещении, можно понести колоссальные убытки из-за испортившегося на складе товара.

Охрана. Не стоит экономить на охране склада — вора могут найти, но пройдет много времени до выплаты компенсации, а в это время бизнес теряет деньги.

Безопасность. Склад должен быть безопасным как для людей, так и для товара. Травмы на рабочем месте предприниматель оплачивает из своего кармана.

Удобство. Склад должен находиться в таком месте, чтобы от него до торговой точки можно было быстро добраться в любое время. Чем ближе склад, тем меньше расходов на логистику.

Что такое налаженные складские процессы

Быстрая приемка груза. Грузчики работают слаженно, быстро принимают, обрабатывают груз — это экономия времени и денег не только склада, но и поставщика.

Оперативный поиск нужного товара на полках. Товар на складе размещен таким образом, что найти его можно без особого труда. Еще от расстановки зависит потеря товаров — в правильно организованном складе ничего не потеряется и не залежится.

Аккуратный складской учет. Решение о закупках принимают в зависимости от количества товара. Посмотреть это количество по данным учета быстрее, чем считать вручную.

Содержание помещения в чистоте. Своевременный вывоз мусора, соблюдение всех санитарных норм — условия, при которых товар не испортится.

На практике требования к складу зависят от того, чем торгует магазин, какой у него товарооборот, как часто поставщик может доставлять заказы.

Если магазин совсем небольшой, ему хватает подсобного помещения, где установлены стеллажи, холодильные-морозильные камеры или просто поддоны, на которых лежат упаковки привезенного груза.

Если продажи растут и собственник развивает торговую сеть, то подсобного помещения ему уже не хватит. Такому магазину придется делать пристройку, покупать или арендовать складское помещение. В этой ситуации владельцу нужно точно знать, какой склад и с какими характеристиками ему необходим.

Какие бывают проблемы при выборе склада

Слишком маленький или слишком большой склад. На маленьком складе придется раскладывать товар по принципу тетриса, впихивать невпихуемое, а потом стараться вынимать нужное, ничего не сломав и не испортив.

На большом складе часть помещения будет пустовать, но за нее тоже придется платить арендодателю, коммунальщикам и охране.

Необустроенное помещение. Ангар — это дешево и сердито, но он больше подойдет для габаритного товара. Для хранения порошков и шампуня — мелкой продукции — понадобятся стеллажи. Если их нет, придется устанавливать за свой счет.

Запущенность помещения. Для кого-то текущая крыша не критична — можно подлатать, а для кого-то и сломанный стеллаж — уже повод для поиска нового склада. Все зависит от бюджета и от готовности предпринимателя вложить деньги в ремонт.

Неудобное расположение. Выбирая складское помещение, нужно смотреть не только на то, как далеко оно находится от магазинов, но и на транспортные развязки. Нет смысла держать склад в 20 км, путь до которого состоит из перекрестков, светофоров, а на дорогах частые пробки. Лучше арендовать помещение чуть подальше, но с двумя-тремя вариантами подъезда до пункта назначения. Это сэкономит время доставки и бензин развозчика.

Плохая внешняя инфраструктура. Чтобы смоделировать удобство инфраструктуры, нужно представить ситуацию: к складу одновременно подъехали две машины поставщика и собственный грузовичок для погрузки и развоза товара по заявкам директоров магазинов.

Ответьте на вопросы:

  • Все три машины уместятся?
  • Они не будут мешать друг другу/проезжающему транспорту/прохожим?
  • Они смогут развернуться или сделать другие маневры, не задев кузов?

Если на эти вопросы ответы будут «да», то внешняя инфраструктура склада хорошая. Если ответами будет «нет», то от этого варианта лучше отказаться.

Как улучшить работу уже имеющегося склада

У сети «Порошки и мыло» есть склад, но там страшный бардак и неразбериха. Ее владелец хочет навести порядок. Для начала ему нужно оценить работу сети.

Определить, сколько нужно товара про запас (нормирование). Товарный запас нужен для того, чтобы бесперебойно обеспечивать спрос покупателей.

Чтобы определить, сколько должно быть товара на складе, нужно подсчитать среднюю продажу за период между привозами.

Допустим, шампунь на склад привозят раз в 30 дней. Статистика продаж показала, что за 30 дней во всех четырех магазинах «Порошки и мыло» продают в среднем 150 бутылок шампуня для всех типов волос.

Поэтому в начале месяца на складе должно быть не меньше 150 бутылок, а лучше 170–180, в конце месяца плюс-минус 20 бутылок. На всякий случай нужно оставлять небольшой запас товара.

При нормировании нужно «выбрасывать» дни, когда были проведены распродажи, рекламные акции или спрос на товар вырос сезонно — эта информация портит статистику и появляется большая погрешность.

Можно считать продажи товара по брендам или сразу по товарной группе. В крупных магазинах минимальный товарный запас, как и норму, определяют в рублях, а не в штуках или единицах. Это удобно для бухгалтерского учета и экономического анализа деятельности фирмы. За ассортиментом следят уже продавцы и товароведы.

Оценить, как магазины и склад работают с запасами: копят их или следят за объемами. Нужно провести инвентаризацию в магазинах и на складе, поднять договоры с поставщиками, приходные накладные и проанализировать, насколько эффективно торговая сеть управляет запасами.

Экономисты для оценки работы магазинов анализируют коэффициент оборачиваемости товаров.

«Коэффициент оборачиваемости показывает экономическую обоснованность использования сырья. Чем ниже его показатель, тем больше на складах остатков товара. Думаю, что коэффициент оборачиваемости особенно полезен для логистических служб, которые как раз определяют потребность компании в сырье и формируют “систему движения” запасов между подразделениями».

Юлия Петрищева, финансовый директор по фармацевтическим и инновационным проектам IPT Group

Как улучшить склад технически

Если владелец склада видит, что помещение использовано нерационально, и не знает, что с этим делать, то он может обратиться в специальные компании, которые оптимизируют складские помещения.

«Любое складское помещение можно разделить на основную и технологическую зоны, состоящие из других, более мелких зон. В нашей компании есть специальная формула их расчета. Например, общая площадь основных зон складывается из площадей зон консолидации принятых грузов, транзитных грузов и грузов к выдаче.

Площадь основных зон склада мы считаем по формуле:

S зоны = (V гр / K ук) * K р * K з * K дх, где:

  • V гр — среднедневной объем грузов (м 3 );
  • K ук — коэффициент укладки;
  • K р — коэффициент размещения;
  • K з — коэффициент запаса (пиковые нагрузки);
  • K дх — количество дней хранения; для каждой конкретной зоны надо использовать свой коэффициент оборачиваемости.

Коэффициенты и период оценки нагруженности зависят от того, чем занимается предприятие. По этой формуле мы оцениваем, как склад работает сейчас и как будет работать в перспективе».

Михаил Смирнов, директор департамента аналитики и планирования ООО «Байкал-Сервис ТК»

Чтобы увеличить эффективность склада, нужно провести ревизию и оптимизировать процессы. Что может сделать владелец «Порошков и мыла» для улучшения технической части работы склада?

Сделать ремонт в помещении

Если помещение требует ремонта, то сначала нужно избавиться от залежавшегося товара, освободить пространство.

В магазинах «Порошки и мыло» придется провести акции и распродажи либо найти другие каналы сбыта.

Пока полки стоят пустые, можно быстро покрасить стены, оштукатурить потолок, поменять проводку. После ремонта закупать товар нужно в пределах рассчитанной нормы запаса.

Улучшить внешнюю инфраструктуру склада

Для пикапов, газелей, грузовиков нужно создать удобный подъезд к зоне загрузки. Пространства на улице должно хватать для маневров груженого транспорта, а асфальт должен быть без ям и кочек.

Если погрузка-разгрузка занимает много времени, то можно вложиться в эстакады, погрузочные рампы, доклевеллеры.

Источник



Управление складом и запасами

Для процесса управления складом предусмотрены следующие возможности:

  • использование складов различной топологии, в том числе с выделением помещений и рабочих участков;
  • разделение областей хранения в соответствии со складскими группами (молоко, рыба, мороженое, мебель и т. д.);
  • возможность документального оформления отдельных складских операций ордерами независимо от оформления соответствующих финансовых документов;
  • справочное ведение учета товаров на уровне складских ячеек;
  • адресное хранение товаров на уровне складских ячеек с поддержкой различных стратегий оптимизации размещения и отбора;
  • автоматизация внутреннего перемещения товаров;
  • автоматизация внутреннего потребления;
  • отражение операций сборки и разборки товаров;
  • проведение и отражение результатов инвентаризации товаров на складах;
  • поддержка терминалов сбора данных с использование мобильного рабочего места кассира;
  • серийный учета товаров;
  • управление запасами и поддержание складского остатка;
  • возможность обособленного учета запасов на складах.

Справочное размещение товаров в ячейках

Складские ячейки используются в качестве справочной информации для упрощения процесса размещения и отбора товаров, но учет остатков товаров ведется в целом по складу или помещению. Данный способ удобно использовать, когда в каждой ячейке располагается один товар. Это позволяет быстро находить товары, по которым требуется отгрузка.

Адресное хранение товаров в ячейках

Адресное хранение остатков на складе позволяет оптимизировать размещение товаров в складские ячейки и отбор товаров из складских ячеек. Оно включает:

  • автоматизированное описание структуры ячеек по заданным параметрам (рабочий участок, область хранения, типоразмер и др.),
  • автоматизированный процесс размещения товаров в складские ячейки, отбора товаров из ячеек и перемещения товаров из одной ячейки в другую,
  • контроль по весу и объему при размещении товаров в складские ячейки,
  • применение различных стратегий отбора и размещения товаров в ячейки,
  • контроль наполненности ячейки по весу и объему,
  • размещение товаров в ячейки под конкретное назначение (хранение обособленных товаров),
  • размещение товаров, как в упаковках, так и в мерных единицах хранения (весовые, линейные, объемные и площадные).
Читайте также:  Лучшие подогреватели посуды на 2021 год

Размещение и отбор товаров осуществляются в соответствии с заданной стратегией размещения и отбора для области хранения.

Для оптимизации доступа к ячейкам при отборе товаров предусмотрена возможность создания рабочих участков и определение порядка обхода складских ячеек.

Операции перемещения товаров

Перемещение товаров на предприятии осуществляется между складами и помещениями, а также между филиалами организации.

Операции внутреннего потребления товаров

При оформлении внутреннего потребления товаров предусмотрена возможность отражать следующие виды операций:

  • списание на расходы — товары/материалы списываются на определенные цели в соответствии с указанной статьей расходов;
  • передача в эксплуатацию — товары/материалы передаются в пользование подразделению на определенный срок (с указанием ответственного физического лица, принимающего номенклатурную позицию в свой подотчет; статьи расходов с аналитикой расходов; категории эксплуатации).

Операции сборки (разборки) товаров

При оформлении сборки (разборки) можно отразить следующие виды операций:

  • сборка товаров из комплектующих;
  • разборка товаров на комплектующие.

Проведение инвентаризации товаров на складе

Целью проведения инвентаризации товаров являются контроль остатков товарно-материальных ценностей и сверка фактического количества товаров с учетным количеством.

Для отражения процесса инвентаризации товаров на складе предусмотрены следующие возможности:

  • зафиксировать результаты пересчета товаров;
  • зарегистрировать фактическое изменение остатков товаров на складе;
  • оформить списание недостач товаров, пересортицу товаров, оприходование излишков товаров, порчу товаров в учете организаций;
  • распределить излишки, недостачи и порчи товаров по организациям.

Инвентаризация товаров на складе может осуществляться как с пересчетом, так и без пересчета товаров (в процессе оперативной работы на складе).

При оформлении процесса пересчета товаров можно отразить фактическое и учетное количество товаров, отклонения фактического количества от учетного.

Если на складе выявлены излишки, недостачи и обнаружены «лишние» товары без проведения пересчета товаров (в процессе оперативной работы), то в таких случаях для регистрации расхождений применяются ордера на отражение излишков, недостач и порчи товаров, изменяющие фактические остатки товаров на складе.

Мобильное рабочее место кладовщика

Процесс размещения и отбора товаров из складских ячеек адресного хранения может быть упрощен и полностью автоматизирован за счет использования мобильного рабочего места кладовщика, использование которого позволяет решать комплекс задач:

  • формировать новые задания на отбор и размещение товаров, выполнять задания на размещение и отбор товаров из складских ячеек,
  • размещать, перемещать товары из одной ячейки в другую,
  • пересчитывать товары в рамках инвентаризации.

В процессе выполнения задания система последовательно указывает, какое действие необходимо выполнить, например, отсканировать ячейку, отсканировать товар, отсканировать серию товара, что обеспечивает пошаговое выполнение всех операций.

Серийный учет товаров

Серии и сроки годности являются разрезом (аналитикой) складского учета, могут указываться при поступлении, отгрузке товара и в документах внутреннего товарооборота для решения, например, следующих задач:

  • управления рекламациями и организации постпродажного обслуживания — когда необходимо знать, от какого поставщика получен или какому покупателю передан конкретный экземпляр товара, комплектующие с какими сериями использованы в производстве конкретного экземпляра товара.
  • учет и управление остатками товаров по срокам годности — необходимо знать, когда истекает срок годности запасов и какой на складе остаток товаров с определенным сроком годности;
  • организация хранения товаров в отрезах, рулонах, бухтах и других единицах хранения переменного размера — в серии будет хранится фактический остаток материала в том или ином рулоне;
  • учет товаров, потребительские свойства которых могут незначительно отличаться для разных производственных партий — например, обои из разных партий могут незначительно отличаться оттенками (разнотон) и при отгрузке товара клиенту необходимо подбирать товар одного тона (одной серии);
  • расчет себестоимости товаров по сериям — различные задачи анализа рентабельности производства различных партий, работа с ГТД, товарами в пути и неотфактурованными поставками по сериям;
  • учет маркируемых меховых изделий — каждое изделие по законодательству маркируется контрольным знаком с номером, по которому отслеживается движение каждой единицы товара в Государственной информационной системе маркировки;
  • учет пива и пивных напитков одной марки, произведенных на разных заводах, для отражения в ЕГАИС.

Управление запасами

Ключевыми целями процесса управления запасами являются:

  • наличие запасов на складе в необходимом количестве;
  • достижение желаемого уровня обслуживания клиентов;
  • снижение потребности в оборотных средствах;
  • исключение дефицита материальных ресурсов;
  • улучшение показателей оборачиваемости товаров;
  • снижение затрат предприятия на закупку и хранение товаров;
  • устранение избыточных запасов.

Упрощенный вариант поддержания запасов основан на двух параметрах: минимальном и максимальном остатке товаров. Оно позволяет решать следующие задачи:

  • контроль текущего остатка товаров на складе;
  • определение максимального и минимального запасов;
  • расчет среднедневного потребления товаров;
  • определение поставщика и условия работы с ним;
  • формирование заказов поставщикам, на то количество товаров, которое необходимо для поддержания запаса.

Для поддержания запасов при расширенном варианте доступны различные методы обеспечения:

  • Min-max — позволяет поддерживать уровень запаса в соответствии с желаемым минимальным или максимальным запасами. Информация о минимальном и максимальном запасах указывается вручную. Минимальный остаток указывается на срок покупки, а максимальный — на обеспечиваемый период.
  • Расчет по норме — позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии с нормой дневного потребления товаров. Информация о среднедневном потреблении товаров учитывается при расчете минимального и максимального запасов,
  • Расчет по статистике — позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии со статистикой продаж. Данные по статистике продаж учитываются при расчете среднедневного потребления товаров, максимального и минимального запасов.
  • покупка у поставщика;
  • перемещение с одного склада на другой;
  • сборка.

Обеспечение текущих заказов на отгрузку

Для обеспечения текущих заказов на отгрузку предусмотрены следующие возможности:

  • определение способа обеспечения потребностей;
  • корректировка графиков поставки;
  • контроль количества товаров, требуемого для обеспечения потребностей;
  • определение источника обеспечения потребностей;
  • контроль количества товаров, которое уже обеспечено по заказу на отгрузку;
  • выбор режима обеспечения заказов на отгрузку;
  • формирование различных заказов.

Формирование заказов по потребностям

Текущие заказы можно обеспечивать в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:

  • метод обеспечения «заказ под заказ» — позволяет обеспечить только количество, которое необходимо для закрытия потребности по текущим заказам на отгрузку (определяется по умолчанию);
  • способ обеспечения потребностей — позволяет обеспечить потребности по заказам различными способами (покупка у поставщика, перемещение с одного склада на другой, производство силами переработчика, сборка).

Обеспечение заказов на отгрузку может осуществляться в следующих режимах:

  • за счет запасов — при расчете количества товаров, которое необходимо для обеспечения заказов на отгрузку учитываются текущие остатки товаров на складе и все ожидаемые поступления товаров (например, ожидаемые поступления товаров для поддержания запаса);

Например, по заказу на отгрузку требуется обеспечить товар в количестве 400 шт. На складе данный товар присутствует в свободном остатке в количестве 100 шт. Минимальный желаемый остаток этого товара составляет 100 шт., максимальный желаемый остаток — 300 шт.

Опираясь на эти данные, система рекомендует к заказу товар в количестве 300 шт. — для поддержания запаса, поскольку текущий остаток товаров на складе равен минимальному желаемому остатку.

Получается, что 100 шт. товара уже обеспечено — текущий остаток товара на складе и ожидается поступление товара в количестве 300 шт. За счет этого количества запасов будет обеспечен товар по заказу на отгрузку в количестве 400 шт.

  • независимо от поддержания запасов — при расчете количества товаров, которое необходимо для обеспечения запасов не учитываются текущие остатки товаров на складе и ожидаемые поступления товаров

Например, по заказу на отгрузку требуется товар в количестве 400 шт. При режиме обеспечения заказов независимо от поддержания запасов системой к заказу будет рекомендовано строго то количество товара, которое требуется по заказу на отгрузку, т. е. 400 шт.

Источник

Как осуществляется управление запасами на предприятии

Правильное управление запасами позволяет поддерживать производственный процесс и своевременно обеспечивать нужды потребителей. В итоге при верной политике компания сможет извлекать максимальную прибыль.

Цели и задачи политики управления запасами

Основная цель управления запасами – обеспечение производственных процессов и снижение сопутствующих затрат. Конечной целью является извлечение прибыли, обеспечение стабильности работы. Рассмотрим задачи политики:

  • Установление точного объема запасов, имеющихся на складе на данный момент.
  • Установление объема запасов, который нужно закупить в ближайшее время.
  • Определение оптимальных сроков исполнения заказов.

Под управлением понимается расчет норм запаса, контроль над фактическими объемами, своевременное пополнение запасов. Налаженная политика необходима для достижения следующих конкурентных преимуществ:

  • Уменьшение трат, возникающих вследствие недостатка сырья.
  • Сокращение излишек ТМЦ.
  • Повышение скорости оборота.
  • Уменьшение затрат компании на хранение ТМЦ.
  • Оптимизация налогообложения.
  • Сокращение потерь, возникающих вследствие порчи или износа резервов.

С 2021 г. на бухгалтерскую (финансовую) отчетность в обязательном порядке станет распространяться Федеральный стандарт бухгалтерского учета (ФСБУ) 5/2019 «Запасы». Для правильного понимания новых нормативных требований, которые необходимо адаптировать к учетным системам уже сейчас, нужно проанализировать те изменения, которые носят концептуальный, системообразующий характер.
Посмотреть анализ

Рассмотрим пример. Пищевое предприятие занимается производством колбасы. Ингредиенты для ее производства хранятся на складе. Если запасов будет недостаточно, процесс производства будет приостановлен. Из-за этого потребители колбасы не получат тот продукт, который они желают приобрести. Следовательно, предприятие не сможет извлечь прибыль от реализации. Однако избыток запасов не менее опасен, чем недостаток. Если ингредиентов будет слишком много, их не удастся пустить в производство в полном объеме. Часть запасов будет испорчена в связи с истечением срока годности. Следовательно, фирма понесет убыток.

Порядок управления запасами

Управление запасами – это особая процедура, предполагающая следующий алгоритм:

  1. Анализ объема запасов за предыдущий период. В ходе этого этапа устанавливается действительно нужный объем снабжения. Также определяется эффективность его использования.
  2. Определяются цели использования резервов. К примеру, это может быть максимальное обеспечение производства в текущий момент, установление размера снабжения в сезонный период.
  3. Оптимизация объема запасов для обеспечения основного производства. То есть находится тот размер, который действительно необходим.

К сведению! В рамках процедуры нужно пройти каждый из этапов. Оптимизация объема невозможна без предварительного анализа производства.

Управление оптимальным размеров запасов

Неверно выполненная оптимизация может привести к этим негативным моментам:

  • Недостаток средств для обеспечения производства, находящихся в обороте.
  • Нарушение нормального функционирования складских помещений.
  • Претензии со стороны заказчиков и потребителей.
  • Истечение срока годности продукции.

В каждом предприятии имеется страховой резерв. К примеру, для нормального производства нужно 1000 единиц. Однако на складе хранится 1050 единиц. Дополнительные 50 штук нужны для использования в критической ситуации. К примеру, произошло резкое повышение спроса на продукцию. В этом случае для удовлетворения спроса потребителей будет задействован страховой резерв.

Читайте также:  Цены на диагностику и ремонт электрики спецтехники грузовых авто

При определении оптимального объема нужно руководствоваться этими критериями:

  • Ценовая политика производителя.
  • Особенности закупки и реализации продукции.
  • Внешние факторы. В частности, конкуренция.

Нельзя допускать переизбытка запасов. Это может привести к следующим негативным последствиям:

  • Повышению расходов на хранение.
  • Увеличению имущественного налога.
  • Риску неполучения дохода на излишках продукции.
  • Истечению срока годности.

Дефицит продукции, в свою очередь, влечет за собой эти последствия:

  • Приостановку процесса производства.
  • Сокращение размеров реализации.
  • Необходимость в срочной закупке дополнительного сырья на невыгодных условиях.

Главное последствие неправильной политики – это появление упущенной прибыли у предприятия.

Анализ данных

Оптимизация включает в себя анализ данных. Процедура эта объединяет следующие шаги:

  • Анализ настоящего спроса. Если потребители закупают в магазине 50 единиц товара, бессмысленно приобретать 200 единиц. Поэтому нужно точно проанализировать уровень текущего спроса на продукцию. На основе выполненного анализа предприятие сможет закупать именно то число запасов, которое получится продать до будущей закупки.
  • Расчет страхового запаса. В рамках расчета нужно учесть все факторы, влияющие на реализацию. К примеру, это может быть сезонный спрос, поведение потребителей. Например, в среднем потребители закупают 1000 единиц продукции в месяц. Это средняя планка. Однако в теории спрос может подняться до 1200 единиц. Оптимальный страховой запас составит 200 единиц. Расчет может выполняться на основании этих стратегий: увеличение прибыли, уменьшение объема закупок, снижение затрат на хранение, удовлетворение нужд потребителей.
  • Анализ излишков и дефицита. В ходе этой процедуры устанавливается текущее положение. К примеру, представители предприятия могут совершать системную ошибку: закупку избыточного объема продукции. Анализ обеспечит уменьшение вероятных рисков.
  • Оптимизация товарной линейки. Определяются товары с хаотичным или стабильным спросом.
  • Управленческая отчетность. Вся информация поставляется руководству в форме отчетности. Своевременное определение отрицательных тенденций позволяет быстро стабилизировать производство, не допуская существенных убытков.

Именно на основании собранной информации осуществляется управление запасами.

Стратегии управления формированием запасов

Существуют эти стратегии управления:

  • Консервативная. Предприятие запасается большим объемом страховых резервов. Они нужны в случае сбоев поставок, увеличения спроса. К примеру, не удалось договориться с поставщиком о закупке сырья. В этом случае можно в течение какого-то времени пользоваться страховым резервом. Консервативная стратегия уменьшает вероятные риски.
  • Умеренная. Закупаются страховые резервы на случай сбоев производства. Стратегия подразумевает средние риски и среднюю рентабельность.
  • Агрессивная. Резервы максимально сокращаются. Нужно это для предельной минимизации сопутствующих трат. В этом случае предприятие будет нести минимальные расходы. Однако в случае сбоев компания понесет убытки.

Не существует оптимальной стратегии. Подбирается она на основании конкретной специфики деятельности предприятия.

Модели управления

Выделяют множество моделей управления. Рассмотрим самые распространенные:

  • Модель Уилсона. Является основной. Подходит для расчета нужного объема запасов, оптимизации товара. Траты на запасы делятся на две категории: стоимость партии товара и расходы на хранение. При минимизации трат на запасы можно направить средства на хранение.
  • Модель ABC. В рамках этой модели осуществляется объемно-стоимостный анализ. Резервы подразделяются на три группы. Группы формируются исходя из этих категорий: стоимость, объем, частота пользования. Группа «А» – это дорогостоящая продукция с длительным циклом пользования. Группа «В» – это запасы, которые меньше воздействуют на непрерывное производство. Группа «С» – это продукция с низкой стоимостью, которая не влияет на окончательный финансовый результат.
  • Модель MRP. Представляет собой компьютерную систему со следующими функциями: обработка заказа, создание графика запасов.
  • Модель установленного уровня. Новые закупки осуществляются только при достижении определенного порога запасов. Порог этот определяется самой компанией.

Модель определяется в зависимости от конкретной ситуации.

Методы оценки стоимости

Выделяют эти методы оценки:

  • LIFO. Сначала в производстве используются те запасы, которые пришли последними. Метод позволяет снизить налог и уменьшить колебания цикла.
  • FIFO. Сначала в производство поступает сырье, полученное ранее. Этот метод отличается существенным минусом – прямое влияние хозяйственного процесса на уровень прибыли.
  • Метод средней цены. Стоимость резервов определяется исходя из средней стоимости в начале производственного периода.
  • Метод наименьшей цены. Является консервативным методом. Подходит для продукции, для которой характерны колебания в стоимости.

Подбирать следует тот метод, который позволяет извлечь максимум прибыли при минимуме налоговых расходов.

Источник

Оптимизация складских запасов и управление товарными запасами

Сейчас одна из ключевых задач компаний — это оптимизация запасов на складах для того, чтобы эффективнее управлять оборотными средствами. За складскими запасами необходимо следить не только крупным компаниям, но и всем компаниям, которые закупают какой-либо товар для продажи или производства своей продукции. Отсутствие контроля с одной стороны может привести к затоваренности склада, с другой к отсутствию сбыта, и то и другое чревато компании потерей прибыли. Кроме того, на содержание этих запасов вы еще и несете затраты, которые можно сократить, выстроив правильный процесс учета на складе.

Контроль состояния запасов на складах

Ежедневно контролируются отклонения от заданных в компании нормативов:

  • максимальный товарный запас, сумма страхового запаса и среднего объема поставки
  • количество товара на складе, при котором нужно делать новый заказ поставщику, так называемая точка предзаказа, сумма страхового запаса товара и кол-во товара, который будет продан за время ожидания заказа от поставщика)
  • точка последнего желания – это кол-во товара, который вы продадите к приходу товара от поставщика, то есть если поставщик задержит товар, вы не сможете его ни продать, ни произвести из него что-то.

Автоматизация складской логистики в 1С

  • Система управления складом (WMS);
  • Контроль остатков и адресное хранение;
  • Современное складское оборудование;
  • Полноценный партионный учет;
  • Работа склада в режиме реального времени;
  • Непрерывное взаимодействие с офисом;
  • Автоматизация всех складских операций;
  • Принтеры чеков, сканеры штрихкодов, ТСД, RFID.

Какие виды товарных запасов бывают

Основной запас

Основной запас служит для обеспечения продаж в соответствии с планом. Основной запас делится на:

  • рабочий запас – товарный запас на выполнение плана. Его размер зависит от того, какими партиями поступает товар от поставщика;
  • страховой запас создается для того, чтобы компенсировать неопределенности, связанные с возможным увеличением фактических продаж сверх плана или с задержками поставок.

Для расчета страхового запаса чаще всего используют формулу:

Определив размер страхового запаса, сравните его с остатком на ваших складах, и, если там есть лишние позиции, срочно поставьте задачу его реализовать. Задачу поставить можно прямо в программе 1С, например в 1С:Управлении торговлей.

Наши специалисты настроят для вас отчеты, чтобы контролировать остатки на вашем складе. Звоните в офисы Первого Бита в вашем городе.

Временный товарный запас

Временный товарный запас потому и называется временным, так как закупается на определенный срок, который определяют:

  • сезонный спрос. Сейчас возможны перебои с наличием товара, поэтому лучше определить какой товар сейчас является сезонным;
  • маркетинг, который заказывает на склад промо материалы для проведения акций и обеспечения айдентики вашей компании. В процессе выполнения задач эти материалы списываются на акцию, это лучше привязывать к счету клиента чтобы потом можно было оценить эффективность проведения акции отчетом в 1С;
  • конъюнктурный запас, это тот запас, который мы формируем перед закрытием поставщика или, например, перед ожидаемым повышением цен.

Расходные материалы к торговому оборудованию и различное торговое оборудование можно подобрать на нашем сайте www.kkm.ru

Вынужденный запас

Вынужденный запас чаще всего возникает из-за отсутствия контроля или невыполнения плана продаж по той или иной категории товара. Этот товар становится неликвидным товары, в том объеме, который у вас есть на складе вы не сможете реализовать в ближайшее время.

Поможем выделить основной запас в вашей программе 1С. Вы сможете отслеживать наличие и точку предзаказа, чтобы заказывать товар в оптимальный срок.

Настроим систему так, что она будет отражать кол-во неликвидного товара и брака, а также кол-во средств, затраченных на закупку. Вы сможете быстро организовать работу по распродаже неликвидов.

Управление оборотными средствами

Итак, разобравшись со всеми возможными видами запасов, нужно четко определить, как их финансирует компания.

Сейчас надо понять хватит ли у компании собственных средств для содержания запасов. Инвестиционный ресурс в идеале должен стремиться к нулю. Поэтому рекомендуем взять под контроль все показатели, участвующие в расчете инвестиционного ресурса, чтобы определить, где сейчас сосредоточены деньги компании, чтобы разработать план действий для обеспечения платежеспособности компании.

Наверняка у вас уже стоит одно из таких решений. Звоните, наши специалисты помогут вам настроить нужные отчеты для управления складскими запасами.

Источник

Оптимальный запас товара на складе

Проблема оптимального размера складских остатков должна беспокоить не только
службу логистики, но и финансового директора.

Избыток запасов – это отвлеченные
из оборота средства и расходы на содержание больших складских площадей, а
недостаток – риск потери покупателей и снижения выручки. Как финансовому
директору оптимизировать инвестиции в складские запасы.

Ни для кого не новость, что от эффективного управления поставками и запасами
во многом зависит финансовое благополучие компании. «Объем запасов в нашей
компании составляет около 70 млн рублей, или более двух тысяч наименований. При
этом затраты на поддержание товарных запасов составляют до 30% от их стоимости.

Поэтому особое внимание мы уделяем организации управления запасами, в том
числе расчету оптимального размера заказа и формированию эффективного
ассортиментного портфеля», – рассказывает Инга Родионова, финансовый директор
группы компаний MOND. Отсутствие продуманного контроля за поставками и
складскими остатками неизбежно сказывается на финансовых результатах
деятельности компании.

«В 2005 году в нашей компании по некоторым категориям товаров в результате
некорректного планирования закупок был обнаружен перезапас. По другим,
наоборот, – недостаток, что не позволяло реализовать план продаж в полном
объеме. Выявить это удалось путем сравнения фактических товарных запасов в
разрезе категорий с планами продаж на соответст-вующий период. На это в
большинстве случаев влияла ситуация в стране производителя.

В Китае, где у компании расположено большинство фабрик, возникли проблемы с
рабочей силой и электроэнергией, поэтому поставщики удлинили цикл производства,
а иногда даже стали срывать поставки. По этой причине наши менеджеры нередко
заказывали больше и чаще, чем было необходимо, либо, наоборот, делали заявку
достаточно поздно, что приводило в том числе к отсутствию товара на складе», –
вспоминает Елена Агеева, финансовый директор компании Golder Electronics.

Однако на практике попытки исправить положение дел нередко сводятся к
определению норматива по такому показателю, какоборачиваемость запасов (отношение выручки
к среднему объему товарных запасов).

Другими словами, изучив статистику продаж и запасов, финансовое подразделение
на следующий период устанавливает норматив по оборачиваемости товарных остатков
для коммерческих подразделений. Но такое решение имеет существенные недостатки,
а именно: в расчет принимается только товар, который лежит на складе. При
установлении норматива оборачиваемости не учитываются товары и деньги в пути, а
также дебиторская задолженность. Уменьшая товарные остатки, компания
воздействует лишь на малую часть от общего объема средств, инвестированных в
содержание запасов;

Читайте также:  Что такое инвестированный капитал простыми словами формы инвестирования риски формула расчета

установив жесткий норматив оборачиваемости запасов для коммерческих
подразделений, финансовая служба заставляет их действовать по одному из
следующих сценариев. Чтобы уменьшить товарный запас и выполнить норматив,
во-первых, можно сократить объем закупаемых партий, во-вторых, количество
поставок.

Если снизить объем закупок, то увеличатся расходы на доставку, так как товары
будут поставляться намного чаще. А более редкие поставки приведут к сокращению
страхового запаса. В результате уровень обеспеченности спроса снизится, чаще
будут возникать ситуации, когда востребованного клиентами товара на складе нет.

Чтобы раз и навсегда решить проблему управления запасами и оптимизировать
инвестиции в товары на складе, необходим комплексный подход к решению проблемы.

Матрица QRS-и ABC-анализа

Запасы запасам рознь

Прежде чем начинать оптимизацию товарных запасов, необходимо отделить основной
товарный запас от вынужденных и временных запасов. Например, по учетной системе
на складе хранится 100 товаров поставщика X на сумму 100 тыс. рублей, объем
продаж поставщика – 200 тыс. рублей. Используя эти данные, устанавливаем
оборачиваемость запасов – два раза. Однако если в эти 100 тыс. руб. попадает
бракованный и неликвидный товар на сумму 20 тыс. и 30 тыс. рублей
соответст-венно, то реальнаяоборачиваемость товара будет как минимум в
два раза больше.

Чтобы верно рассчитать оборачиваемость товара, надо сначала разобраться, какую
структуру имеет товарный запас. Условно все запасы можно поделить на три
основные группы.

Основной запас служит для обеспечения продаж в соответствии с планом. Состоит
из двух основных частей:

* рабочий запас – товарный запас на выполнение плана. Его размер зависит от
того, какими партиями поступает товар от поставщика;
* страховой запас создается для того, чтобы компенсировать неопределенности,
связанные с возможным увеличением фактических продаж сверх плана или с
задержками поставок.

Временный товарный запас создается на конкретный срок и состоит из трех
основных типов:

* сезонный запас. В период сезонного роста потребления на рынке у поставщиков
наблюдаются перебои с наличием товара. Чтобы избежать отсутствия товара на
складе, нужно создать избыточный запас по наиболее критичным товарам и в
течение сезона его реализовать;
* маркетинговый запас. В период проведения маркетинговых акций по товару есть
необходимость обеспечить его наличие в избыточном количестве. В процессе акции
эти запасы реализуются;
* конъюнктурный запас. Поставщики нередко закрывают производство на
профилактику, повышают цены и т. п. Можно получить значительную прибыль, если
иметь товар в наличии по старым ценам в тот момент, когда он уже закончится у
конкурентов.

Вынужденный запас возникает вне зависимости от желания компании и ее
сотрудников. К нему относятся неликвидные товары (товары нормального качества,
но в объеме, который трудно относительно быстро реализовать), бракованные
товары.

Очевидно, что необходимый уровень продаж обеспечивает только основной запас.
Поэтому учет товаров в информационной системе должен быть построен так, чтобы
можно было выделить основной запас. Кроме того, система должна отражать
количество неликвидного и бракованного товара, а также денежные средства,
затраченные на их покупку. Чтобы сократить количество таких товаров в структуре
запасов, нужно организовать регулярную работу по распродаже неликвидов и брака.
Она должна проводиться ежемесячно, а не от случая к случаю. В этом процессе
необходимо задействовать не только отдел закупок, но и отдел продаж.

Структура товарного запаса

Итак, разобравшись со всеми возможными видами запасов, нужно четко определить,
как их финансирует компания. Другими словами, нужно понять, сколько собственных
и заемных (например, банковские кредиты) средств (Инвестиционный ресурс, ИР)
вкладывает компания в содержание запасов.

В теории все просто, формула инвестиционного ресурса следующая:

ИР= ТП + ТЗ + ДЗ + ДП – КЗ,

где ТП – товары в пути. Компания оплатила поставщику отгрузку товаров, но они
еще не оприходованы на складе, а следовательно, не числятся в товарном запасе;

ТЗ – товарный запас. Товар, оприходованный на склад, но не отгруженный
клиентам;

ДЗ – дебиторская задолженность клиентов. Товар, отгруженный клиентам, но не
оплаченный ими;

ДП – деньги в пути.

Деньги, которые клиент оплатил за товар, но компания не оплатила их
поставщику; КЗ – кредиторская задолженность.

Деньги, которые поставщик предоставляет в виде товарного кредита на содержание
товарного ресурса. В идеале каждая компания стремится к тому, чтобы ИР = 0. Это
позволит переложить содержание товарного ресурса на поставщика. Например,
розничные сети на содержание своего товарного ресурса тратят значительно меньше
средств, чем составляет кредиторская задолженность, привлеченная от поставщика.
Соответственно у них высвобождаются средства на развитие собственной сети.

Заметим, что все участвующие в расчете инвестиционного ресурса показатели
финансовый директор должен взять под жесткий ежедневный контроль. Это позволит
определить, где сосредоточены средст-ва компании, и разработать необходимые
меры по высвобождению собственных средств.

А для оценки их эффективности можно пользоваться показателем отношения выручки
к сумме инвестиционного ресурса. Понятно, что чем он выше, тем более эффективно
распоряжается своими деньгами компания.

В идеале каждая компания должна стремиться к тому, чтобы инвестиционный ресурс
был равен нулю.

Для выявления внутренних резервов компании стоит воспользоваться QRS-анализом.
Суть его состоит в том, чтобы разделить товары и их поставщиков на три группы,
руководствуясь объемами необходимых инвестиций. Для деления на группы можно
использовать критерий значимости, который рассчитывается по следующей формуле:

Критерий значимости (Кз) = (Инвес-тиционный ресурс/Объем продаж) 100%.

Кз +10%. Группа S. Для покупки товаров у этой категории поставщиков
необходимо вкладывать собственные средства.

Сам по себе QRS-анализ не дает полной картины происходящего. А другими
словами, не позволяет отследить, насколько заинтересована компания в покупке
того или иного товара. Чтобы исправить это упущение, можно провести АВС-анализ,
поделив все товары на три категории руководствуясь показателем прибыли.
Например, в А будут отнесены все товары, приносящие 50% от общей суммы прибыли
по всем клиентам, В – 30% прибыли, и С – 20% прибыли соответственно. «При
планировании продаж товарная номенклатура нашей компании (более 600
наименований) делится на три группы с помощью АВС-анализа, – рассказывает Елена
Агеева. – К группе А мы относим товары, которые приносят наибольший доход и
обеспечивают содержание большинства запасов. По этим товарам максимально точно
определяются объем и момент заказа, так как необходимо обеспечить их постоянное
наличие на складе. Товары группы В занимают среднее положение в формировании
запасов. Товары группы С – самая многочисленная группа товаров, однако в общем
объеме продаж их доля невелика.

ЭКСПЕРТНАЯ ОЦЕНКА РАЗМЕРА СТРАХОВОГО ЗАПАСА

В нашей компании товары этих трех групп, согласно статистическим данным,
распределяются следующим образом:

* 10% ассортиментных позиций обеспечивают 75% от стоимости запасов (группа А);
* 25% ассортиментных позиций приходится на 20% от стоимости запасов (группа
В);
* 65% ассортимента содержит 5% от стоимости запасов (группа С).

Анализ проводит департамент маркетинга.

Совместив результаты QRS- и ABC-анализа (см. рис. 1 ) и выделив девять групп
товаров, можно определить стратегию работы с поставщиками, а также стратегию
продаж. Товары и поставщики, которые попадут в группу AQ, – наиболее
рентабельные и не требуют финансирования для собственного содержания. С
поставщиками таких товаров надо строить долгосрочные партнерские отношения,
следить за сроками погашения кредиторской задолженности перед ними и т. д. А
товары группы CS наименее доходные и в то же время требуют дополнительных
средств на содержание товарного запаса, поэтому, если есть возможность, их
лучше выводить из ассортимента.

КЛЮЧЕВЫЕ ЛИМИТЫ ЗАПАСОВ

Когда компания определила, в какой товар она будет вкладывать средства и с
какими поставщиками будет работать, необходимо спланировать объем запасов по
каждому виду товара. Для этого по фактическим данным (объем продаж, срок
реагирования и т. д.) нужно рассчитать средний запас по каждому виду товара.
Сложив данные по товарам конкретного поставщика, мы получим средний товарный
запас по поставщику. Средний товарный запас (ТЗ) на складе состоит из
страхового (СТЗ) и среднего рабочего запаса (РТЗ) (см. рис. 2 на стр. 33). При
этом последний зависит от того, сколько раз компания закупает товары за период,
и объема продаж:

Для оценки страхового запаса есть два подхода.

Первый основан на экспертных суждениях о вероятном увеличении продаж и
задержке товара (см. рис. 3). Для расчета используется следующая формула:

СТЗ = ПДср СРср (% ПД + % СР),

где ПДср – средний объем продаж в день, шт.; СРср – средний срок реагирования
(период между моментом возникновения потребности в товаре и его поставки на
склад), дни; % ПД – процент вероятного увеличения продаж (насколько могут
увеличиться продажи в день по отношению к средним продажам), проценты; % СР –
процент вероятной задержки поставки (на сколько дней может задержаться поставка
по отношению к среднему сроку реакции), проценты.

Второй подход к расчету страхового запаса опирается на накопленную статистику
колебаний продаж и нарушений сроков поставки.

Вычисляется на основе заданной вероятности с использованием статистических
таблиц функции Лапласа. Например, если необходимо с вероятностью 95% иметь
товар на складе, то этому значению будет соответствовать значение коэффициента
1,64.

Однако, несмотря на то что второй подход способен дать более точные
результаты, он редко применяется на практике. Дело в том, что у компаний
нередко отсутст-вует статистика о задержках поставок.

После того как размер страхового запаса определен, нужно сравнить полученные
результаты с фактическими складскими остатками, превышающими плановую
потребность, и ликвидировать существующие излишки.

Мы начали статью с того, что использовать показатель оборачиваемости товаров в
качестве норматива неоправданно.

Правильный вариант, если контроль за состоянием запасов осуществляется на
ежедневной основе по отклонениям от следующих нормативов:

* максимальный товарный запас (МаксТЗ), который рассчитывается как сумма
страхового запаса и среднего объема поставки;
* точка заказа/перезаказа (ТЗП) – количество товара на складе, при достижении
которого необходимо делать новый заказ поставщику (сумма страхового товарного
запаса и количества товаров, которые будут проданы за то время, которое
необходимо для доставки следующей партии от поставщика);
* точка «последнего желания» (ТПЖ) – количество товаров, которые будут
проданы за то время, которое необходимо для доставки следующей партии от
поставщика и к приходу следующей поставки компания останется без товара.

Установив нормативы и оперативно контролируя их, компания сможет максимально
эффективно управлять своими инвестициями в товарные запасы. Но, при этом не
стоит забывать, что мало разработать необходимую методологию, важно
заинтересовать в результатах сотрудников компании.

При этом для каждого отдела должны использоваться различные схемы
вознаграждения, например:

* отдел продаж ориентирован на стопроцентное выполнение плана продаж;
* отдел закупок – на соблюдение нормативов по товарному запасу;
* транспортный отдел – на выполнение установленных сроков по доставке товара.

Источник